Taloushallinto on murrosvaiheessa, jossa perinteisten ja rutiininomaisten toimintojen rinnalle on nousemassa sähköisyyttä ja automaatiota hyödyntäviä toimintamalleja. Tekniikan kehittyminen ja digitalisaatio ovat edesauttaneet taloushallinnon kehittymistä suoritus- ja kustannustehokkaammaksi. Pilvipalveluina saatavilla olevien sähköisten taloushallinnon ohjelmistojen käyttö on yleistynyt viime vuosien aikana ja niiden hyödyistä pystyy nauttimaan niin suuryritykset kuin pienemmätkin toimijat.

 ­­Kirjoittajat: Otto Heikkilä ja Leea Kouhia

Taloushallinnon digitalisoituminen

Taloushallinto on yksi yritystoiminnan tukipilareista, jonka tarkoituksena on tuottaa materiaalia yrityksen strategisen toiminnan ohjaamiseen sekä ulkopuolisille sidosryhmille (Lahti & Salminen 2008, 14). Taloushallinnon kokonaisuus koostuu pienemmistä prosesseista, joita yhdistää pääkirjanpito, jonka tarkoituksena on tuottaa lopullinen materiaali yrityksen sisäiseen käyttöön sekä lain määrittelemille ulkopuolisille tahoille (Lahti & Salminen 2008, 15-16).

Taloushallinnon eri osa-alueiden ja prosessien toiminnallisuus on tehostunut 1990- luvulta lähtien. Paperittomasta kirjanpidosta ollaan siirrytty vuosien varrella kohti sähköistä kirjanpitoa ja siitä kohti digitaalista kirjanpitoa. Sähköisellä kirjanpidolla tarkoitetaan taloushallinnon hoitamista, jossa käsiteltävä taloushallintoaineisto on sähköisessä muodossa, mutta sen käsittely vielä vaatii toistuvia manuaalisia toimintoja. Sähköisestä kirjanpidosta ollaan vähitellen siirtymässä digitaaliseen kirjanpitoon, jossa sähköisen aineiston lisäksi myös käsittely tapahtuu sähköisesti ja automatisoidusti. (Lahti & Salminen 2014, 24).

Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto on ehkä tunnetuin sähköisen taloushallinnon piirre.  Kokonaisuudessaan sähköinen taloushallinto sisältää kaikki yrityksen talouteen liittyvät tehtävät ja toiminnot, kuten myyntilaskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, palkanlaskennan, matka- ja kululaskutuksen, reskontrat, kirjanpidon, raportoinnin ja viranomaisilmoitukset. (Helanto ym. 2013, 28).

Tekniikan kehittyminen ja digitalisaatio ovat luoneet pohjaa uusille tietoteknillisille ratkaisuille, jotka yleistyvät myös taloushallinnossa. Näistä yleisimpänä toimintamallina voidaan pitää pilvipalveluita. Pilvipalveluilla tarkoitetaan tietotekniikkaresurssien kuten tallennustilan tai sovelluksien tarjoamista internetin välityksellä. Pilvipalveluille tyypillisinä pidettäviä piirteitä ovat sen ajasta ja paikasta riippumaton käyttö sekä palveluntarjoajan vastuu palvelun ylläpidosta ja toiminnallisuudesta. (Salo 2012, 16)

Sähköinen taloushallinto perustuu pilvipalveluna hankittavaan ohjelmistoon (Helanto ym. 2013, 35). Pilvipalveluita käytetään taloushallinnon hoitamisessa kasvavissa määrin. Tästä huolimatta ne eivät ole kehittyneet vielä niin laaja-alaiseksi hyödyntämiseksi, mitä ne ovat esimerkiksi yksityiskuluttajille suunnattujen palveluiden keskuudessa. Pilvipalveluiden kehittymistä arvellaankin hidastavan ilmiöön liittyvät uhkakuvat, joiden koetaan olevan tietoturvariskit sekä erilaiset yksityisyydensuojaan liittyvät uhat. Tästä syystä suoritustehokkuutta ja kustannussäästöjä mahdollistaviin pilvipalveluihin suhtaudutaan vielä varauksellisesti yritystoiminnassa. (Salo 2014, 108)

Tulevaisuudessa ohjelmistorobotiikka mullistaa nykyisen taloushallinnon palvelujen tuotantomallin.  Se antaa uudet puitteet taloushallinnon organisoitumiselle ja prosessien kehittämiselle. Robotiikalla päästään käsiksi tehtäviin, joita moni muu automaatiokeino ei pysty tehostamaan. Sen avulla asiantuntijan aika säästyy lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Rohkeimmat tutkijat ennustavat, että tulevaisuudessa jopa 94% taloushallinnon tehtävistä tuotetaan robotiikalla. Näin kattavan automaation mahdollistavat muun muassa RPA (Robotic Process Automation), Big data, tekoäly ja muut kognitiiviset innovaatiot. (Lehtinen & Pensar 2015)

Tutkimus maatalousyrittäjien taloushallinnosta

Opinnäytetyön yhteydessä toteutettu kyselytutkimus keskittyi selvittämään sitä, että tuovatko nykypäivän pilvipalvelut lisäarvoa maatalousyrittäjien taloushallintoon (Heikkilä 2017). Teoreettisen viitekehyksen ympärille sijoittunut tutkimus pyrki myös kartoittamaan muiden taloushallinnon sähköisten palveluiden käyttöä sekä suhtautumista taloushallinnon palveluiden kehittymiseen tulevaisuudessa.

Tutkimustuloksista voidaan todeta, että maatalousyrittäjien sähköisten palveluiden käyttö on verrattain vaihtelevaa. Rutiininomaisten toimintojen kuten eri sidosryhmille tuotettavien ilmoituksien jättäminen hoidetaan poikkeuksetta aina sähköisesti. Näitä ovat esimerkiksi tuloveroilmoituksen sekä ALV- ilmoituksen sähköinen jättäminen. Osto- ja myyntilaskujen käsittely on puolestaan vielä vähäistä. Vaihtelevasta käyttöasteesta huolimatta, sähköisiin palveluihin suhtaudutaan positiivisesti ja niiden koetaan tuovan helppoutta taloushallinnon hoitamiseen.

Tutkimuksesta kävi ilmi, että pilvipalveluiden käyttö on vielä vähäistä maatalousyrittäjien keskuudessa. Pilvipalveluille voidaan kuitenkin ennustaa positiivissävytteistä tulevaisuutta, sillä sen tuomiin mahdollisuuksiin suhtauduttiin myönteisesti, siitäkin huolimatta, että pilvipalveluiden haasteet tiedostettiin vastaajien keskuudessa.

Viimeisen parin vuoden aikana, mobiililaitteiden käyttö taloushallinnossa on kasvanut voimakkaasti. Vaikka niiden käyttö onkin yleistymässä eri teollisuuden- ja toimialojen taloushallinnossa, suhtauduttiin siihen maatalousyrittäjien keskuudessa hyvinkin kriittisesti. Tutkimuksen tuloksista oli nähtävissä, ettei mobiililaitteiden hyödyntämistä nähty vielä ajankohtaisena ja tarpeellisena.

Yhteenveto

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että taloushallinnon teknillinen nykytila on riittävällä tasolla maatalousyrittäjien taloushallintoa varten. Sähköisiä palveluita hyödynnetään tälläkin hetkellä, mutta niiden kokonaisvaltaisessa hyödyntämisessä on vielä kehittämisen varaa. Lähtökohtaisesti palveluiden katsotaan olevan tarpeellisia ja niiden koetaan tuovan helppoutta taloushallinnon hoitamiseen. Pilvipalveluiden käyttöaste on vielä tällä hetkellä vähäistä, mutta tulevaisuus näyttää kuinka tulevaisuuden palvelut otetaan jatkossa vastaan.

Lähteet

Heikkilä, O. 2017. Pilvipalveluiden tuoma lisäarvo maatalousyrittäjien taloushallintoon. [Verkkodokumentti]. Lahti: Lahden ammattikorkeakoulu, Liiketalouden ala. [Viitattu 14.6.2017]. Saatavissa: http://theseus.fi/handle/10024/130966

Helanto, L., Kaisaniemi, T., Koskinen, K., Kuntola, K. & Siivola, M. 2013. Taloushallinto. Nyt: Tilitoimistoammattilaisen opas sähköiseen taloushallintoon. Espoo: ProCountor.

Lahti, S. & Salminen, T. 2008. Mitä on digitaalinen taloushallinto? Helsinki: Sanoma Pro.

Lahti, S. & Salminen, T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Sanoma Pro.

Lehtinen J. & Pensar, H. 2015.  Robotiikka taloushallinnossa – Mistä alkuun? OpusCapita.[Viitattu 8.6.2017]. Saatavissa: https://www.opuscapita.fi/blogit/2015/robotiikka-taloushallinnossa-mista-alkuun#

Salo, I. 2012. Hyötyä pilvipalveluista. Tuottavuus ja kannattavuus nousuun. Helsinki: Sanoma Pro.

Salo, I. 2014. Big data & pilvipalvelut. Jyväskylä: Docendo.

Kirjoittajat

Otto Heikkilä on opiskellut Lahden ammattikorkeakoulussa liiketaloutta ja valmistuu tradenomiksi 2017

Leea Kouhia toimii Lahden ammattikorkeakoulussa, Liiketalouden alalla vastuuopettajana.

Julkaistu 14.6.2017

Artikkelikuva:  https://www.pexels.com/photo/blue-skies-clouds-cut-fingers-335907/ (CC0)