Nykyään muutokset työelämässä ovat yllättäviä ja moniulotteisia. Muutoksessa organisaation yksi voimavara on osaava henkilöstö, joka pystyy vastaamaan muutosodotuksiin innovatiivisesti ja muuttamaan joustavasti vallitsevia työskentelytapoja. Kehittäminen keskellä kiireistä työpäivää on haasteellista, joten tavoitteellinen kehittämistoiminta tarvitsee oman ajan, paikan ja moniääniseen vuorovaikutukseen perustuvat työskentelymenetelmät. Tässä artikkelissa esiteltävä työyhteisölähtöinen prosessikehittämisen kehittämisote hyödyntää henkilöstön osaamista ja asiantuntijuutta.
Kirjoittajat: Virpi Pitkänen ja Juha Roslakka
Muutokset työelämässä
Suomalaista työelämää on uudistettu aktiivisesti 2010-luvulla, joten työpaikoilla on totuttu muutoksiin. Muutoksiin suhtaudutaan pääosin myönteisesti ja työn kehittäminen nähdään hyödyllisenä ja jopa välttämättömänä toiminnan kannalta. (Alasoini ym. 2014, 19.) Työelämään kohdistuvat muutostarpeet nousevat esille nopeasti ja niiden sisältöä on vaikea ennustaa. Muutoksia joudutaan miettimään samalla laajemmasta näkökulmasta, sillä muutokseen reagoiminen voi vaikuttaa organisaation kaikkiin osapuoliin johdosta asiakkaisiin. Yllättävien ja monivivahteisten ongelmien ratkaiseminen työelämässä edellyttää ajan tasalla olevaa päätöksentekoa ja moninäkökulmaisuutta. (Hökkä ym. 2017, 4.)
Ammatillinen toimijuus
Muutostilanteessa organisaation vahvuutena on osaava henkilöstö, joka pystyy vastaamaan muutosodotuksiin innovatiivisuuden ja joustavan toiminnan avulla (Collin ym. 2017, 11). Monivivahteisissa ongelmissa ratkaisujen keksiminen ei ole yksin johtajan tehtävä, vaan hänen tuekseen tarvitaan työntekijöiden osaamista ja ideointia. Vaikka organisaatioista löytyy usein osaavia, hyvin koulutettuja ja asiantuntevia työntekijöitä, niin henkilöstön ammatillista asiantuntijuutta ja osaamista ei hyödynnetä vielä riittävästi organisaatioiden kehittämistyössä. (Alasoini 2014, 43; Hökkä ym. 2017, 4.)
Työntekijän halua ja tahtoa osallistua ja vaikuttaa omaan työhönsä voidaan kuvata käsitteellä ”toimijuus”. Ammatillisen toimijuuden ominaispiirteitä ovat osallistuminen, aktiivisuus, keskustelun kautta kannanotto, tunne kuulluksi tulemisesta, vaikuttaminen ja valintojen tekeminen. (Hökkä ym. 2014, 122.) Ammatillisen toimijuuden toteutuminen tarvitsee sekä työntekijän valmiuksia vaikuttaa, että organisaation tarjoamia rakenteita vaikuttamiseen (Collin ym. 2017, 13). Molemmilla osapuolilla on oma merkityksensä ja vastuunsa kokonaisuuden kannalta. Organisaation tulisi omalta osaltaan luoda rakenteet ja kehittämistoimintaan tarvittavat foorumit osaksi henkilöstön arkea. Henkilöstössä tulisi puolestaan olla aktiivisia toimijoita, joilla on halu oppia ja kehittää innovatiivisesti omaa työtään. (Vähäsantanen ym. 2017, 62.)
Kehittämistoiminnalle tulisi varata oma aika ja paikka sekä suunnitella siinä käytettävät menetelmät. Ongelmien ratkaiseminen tai uusien toiminta- tai työskentelytapojen miettiminen kiireisen työpäivän keskellä ei palvele työn kehittämistä parhaalla mahdollisella tavalla. (Hasu ym. 2014, 312.) Työpaikalle olisi tärkeä luoda foorumeita, joissa henkilöstö voi ideoida ja etsiä ratkaisua havaittuihin muutostarpeisiin tai ongelmiin. Foorumeissa työskentelymenetelmien tulisi tukea moniäänisyyttä niin, että jokaisen mielipide ja ideat saadaan mukaan yhteiseen käsittelyyn. Käsittelyvaiheessa omien mielipiteiden esittämisen ohella on oleellista kuunnella, kysellä, oppia ymmärtämään uusia näkökulmia ja siten jalostaa ajatuksia eteenpäin. (Ylisassi ym. 2016, 66.)
Suunnitelmallinen kehittämistoiminta sisältää monipuolisia ideointitekniikoita ja siinä työskennellään sekä yksin että yhdessä. Kun jokainen miettii asioita ensin yksin, varmistetaan jokaisen osallistuminen ja virittäytyminen asian äärelle. Pienryhmässä mielipiteiden kertominen vahvistaa sekä puhumisen, kuulemisen että kuulluksi tulemisen taitoja. Yhteisöllinen työskentely tuo kehittämistoimintaan moniäänisyyttä ja erilaisia näkökulmia. (Vähäsantanen ym. 2014, 224.) Kenen tahansa osallistujan kertoma mielipide voi toimia niin sanottuna avainhetkenä, joka herättää muut osallistujat kertomaan omia näkemyksiään. Moniääninen keskustelu edistää oppimista sekä yksilön että työyhteisön kannalta. Oppiminen tulee näkyväksi uusien päätösten ja käyttöön otettujen toimintatapojen kautta. (Collin ym. 2017, 88.)
Ammatillinen toimijuus työyhteisölähtöisessä kehittämistoiminnassa
Kehittämistoimintaa ohjaava työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen kehittämisote perustuu Vatajan (2012, 69–70) mukaan henkilöstön ammatilliseen osaamiseen ja asiantuntijuuteen, vuorovaikutukseen, oman työn arviointiin ja koko työyhteisön osallistumiseen. Työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen ominaispiirteet olivat perustana Pitkäsen (2017) YAMK-opinnäytetyönä toteutetussa tutkimuksellisessa kehittämishankkeessa, jonka lähtökohtana oli luoda päiväkodin henkilöstön kehittämistoimintaa tukeva ja ohjaava toimintamalli. Kehittämishankkeessa käytettiin tiedonhankintamenetelmiä, joiden lähtökohtana oli osallistaa henkilöstöä, hyödyntää heidän osaamistaan ja luovuuttaan sekä saada heidän äänensä kuuluville koko kehittämisprosessin ajan. (Pitkänen 2017, 2, 5.)
Tutkimuksellisen kehittämishankkeen tärkein kehittämis- ja tiedonhankintamenetelmä oli työpajatoiminta. Aiheet työpajoihin saatiin henkilöstölle tehdystä kyselystä, jossa kartoitettiin muutoskohteita ja toiveita yhteistä työpajatoimintaa varten. Näin henkilöstö osallistettiin ja motivoitiin kehittämistoimintaan alusta alkaen. Työpajoissa henkilöstö työskenteli tavoitteellisesti ja ohjatusti sovittuun aiheeseen liittyen. Henkilöstön mielestä vuorovaikutukseen ja yhteistoiminnallisuuteen perustuva työpajatoiminta koettiin hyvänä toimintatapana. Osallistava ja työyhteisölähtöinen toimintatapa edisti yhteistä keskustelua ja ideointia, päätöksentekoa, sopimuksiin sitoutumista ja uusien toimintatapojen käyttöön ottoa. (Pitkänen 2017, 37, 48.)
Toimintamallin luomiseen haettiin lisänäkökulmaa kahden päiväkodin johtajan haastattelulla. Haastatteluissa korostettiin yhteistä keskustelua ja henkilöstön osallistamista kehittämistoimintaan. Muutostilanteissa henkilöstölle tulee antaa tilaisuus keskustella muutoksesta sekä sen herättämistä tunteista. Tiedottaminen ja muutostarpeiden perusteleminen tukevat henkilöstöä asian käsittelyssä. Suurin merkitys on kuitenkin sillä, miten muutokseen suhtaudutaan ja asiat tuodaan esille. Myönteinen, innostava ja mahdollisuuksia korostava tapa lisää henkilöstön uskoa muutoksesta selviämiseen. (Pitkänen 2017, 32, 45.)
Kuviossa 1 esitetyssä työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen toimintamallissa kuvataan kehittämisprosessin olennaisimmat vaiheet sekä eri vaiheisiin liittyvät tekijät ja ominaispiirteet. Toimintamalli auttaa tunnistamaan kehittämistoiminnan vaiheet ja tukee näin prosessin etenemisen ohjaamisessa. Vaikka toimintamalli on kehitetty varhaiskasvatuksen organisaation tarpeisiin, sitä voidaan hyödyntää yleisesti minkä tahansa alan organisaatiossa.
Kuvio 1. Työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen toimintamalli (Pitkänen 2017, 51)
Työyhteisölähtöisen prosessikehittämisen toimintamalli auttaa luomaan työyhteisöön kehittämistoimintaa varten tarvittavat rakenteet ja työskentelymenetelmät. Vähäsantasen ym. (2017, 61) mukaan tulevaisuudessa organisaation kehittymisen edellytyksenä on toimintakulttuuri, jossa tuetaan ammatillista toimijuutta. Henkilöstöllä tulee olla mahdollisuus osallistua, vaikuttaa yhteisiin päätöksiin, ajatella innovatiivisesti ja olla luomassa uusia työskentelytapoja. Enää ei riitä, että organisaatiossa on aktiivisia ja luovia yksilöitä tai että kehittämistyötä tehdään yksipuolisesti organisaation ylätason ”kehittämishattarassa”. Tarvitaan foorumeita, joissa jokaisen työntekijän ideat, näkemykset ja osaaminen saadaan aidosti mukaan kehittämistoimintaan.
Lähteet
Alasoini, T. 2014. Asiantuntija puheenvuoro: Innovatiivisuuden ja johtamisen ajankohtaiset haasteet suomalaisessa työelämässä. [Verkkodokumentti]. Teoksessa Hökkä, P., Paloniemi, S., Vähäsantanen, K., Herranen, S., Manninen, M. & Eteläpelto, A. (toim.) Ammatillisen toimijuuden ja työssä oppimisen vahvistaminen – Luovia voimavaroja työhön! Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 42–43. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-6020-9
Alasoini, T., Lyly-Yrjänäinen, M., Ramstad, E. & Heikkilä, A. 2014. Innovatiivisuus Suomen työpaikoilla. Menestys versoo työelämää uudistamalla. [Verkkodokumentti]. Tekesin katsaus 311/2014. Helsinki: Tekes. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: https://www.tekes.fi/globalassets/julkaisut/innovatiivisuus_suomen_tyopaikoilla.pdf
Collin, K., Auvinen, T., Herranen, S., Paloniemi, S., Riivari, E., Sintonen, T. & Lemmetty, S. 2017. Johtajuutta vai johtajattomuutta?: johtamisen merkitys luovuudelle informaatioteknologian organisaatiossa. [Verkkodokumentti]. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. [Viitattu 30.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-6921-9
Hasu, M., Honkaniemi, L., Saari, E., Mattelmäki, T. & Koponen, L. 2014. Learning employee-driven innovation: Towards sustained practice through multi-method evaluation. [Verkkolehti]. Journal of Workplace Learning. Vol. 26 (5), 310-330. [Viitattu 25.3.2017]. Saatavissa: http://dx.doi.org/10.1108/JWL-10-2013-0079
Hökkä, P., Vähäsantanen, K., Paloniemi, S., Herranen, S. & Eteläpelto, A. 2014. Järki ja tunteet -kohti toimijuutta tukevaa johtamista. [Verkkodokumentti]. Teoksessa Hökkä, P., Paloniemi, S., Vähäsantanen, K., Herranen, S., Manninen, M. & Eteläpelto, A. (toim.) Ammatillisen toimijuuden ja työssä oppimisen vahvistaminen – Luovia voimavaroja työhön! Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 121-144. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-6020-9
Hökkä, P., Paloniemi, S., Vähäsantanen, K., Mahlakaarto, S., Paavola, V. & Rossi, M. 2017. Kohtaa – Osallista – Edistä (KOE!) Toimijuusjohtamisen askeleet. [Verkkodokumentti]. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. [Viitattu 1.10.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-7107-6
Pitkänen, V. 2017. Mukana muutoksessa. Toimintamalli työyhteisölähtöiseen kehittämiseen varhaiskasvatuksessa. [Verkkodokumentti]. YAMK – opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysala. Lahti. [Viitattu 29.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017101316035
Vataja, K. 2012. Kehittyvä työyhteisö. Itsearvioinnin hyödyntäminen työyhteisön kehittämisessä kunnallisessa sosiaalitoimessa. [Verkkodokumentti]. THL:n tutkimus 86. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: http://www.julkari.fi/handle/10024/90859
Vähäsantanen, K., Paloniemi, S., Hökkä, P. & Eteläpelto, A. 2014. Kohti ammatillisen toimijuuden monikytkentäistä vahvistamisohjelmaa. [Verkkodokumentti]. Teoksessa Hökkä, P., Paloniemi, S., Vähäsantanen, K., Herranen, S., Manninen, M. & Eteläpelto, A. (toim.) Ammatillisen toimijuuden ja työssä oppimisen vahvistaminen – Luovia voimavaroja työhön! Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 217-226. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-6020-9
Vähäsantanen, K., Eteläpelto, A., Paloniemi, S. & Hökkä, P. 2017. Toimijuus ja oppiminen ohjelmistoammattilaisten työssä. [Verkkodokumentti]. Teoksessa Vähäsantanen, K., Paloniemi, S., Hökkä, P. & Eteläpelto, A. Ammatillinen toimijuus. Rakenne, mittari ja tuki. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 49–64. [Viitattu 30.9.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-6980-6
Ylisassi, H., Hasu, M., Heikkilä, H., Käpykangas, S., Saari, E., Leppänen, L. & Valtanen, E. 2016. Työntekijöiden kehittämistoimijuutta edistämässä. Kehittämismenetelmäkokeilujen tuloksia vanhuspalveluissa. [Verkkodokumentti]. Helsinki: Työterveyslaitos. [Viitattu 28.9.2017]. Saatavissa: http://julkari.fi/handle/10024/13058
Kirjoittajat
Virpi Pitkänen, opiskelija, sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen (yamk), Lahden ammattikorkeakoulu
Juha Roslakka, sosiaali- ja terveysalan lehtori, Lahden ammattikorkeakoulu
Julkaistu 19.10.2017
Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/desk-office-workspace-collaboration-7092/ (CC0)
