Tässä artikkelissa tarkastellaan Lahden ammattikorkeakoulun (LAMK) tietotuotantoa erityisesti ammattikorkeakoulun tuloksellisuutta ja strategian toteuttamista koskevan määrällisen tiedon tuottamisen näkökulmasta. Tietotuotantoa ohjaavista tekijöistä käsitellään viranomaistiedon keruuta sekä johtamisen ja esimiestyön tueksi tehtävää määrällistä tietotuotantoa.

Kirjoittajat: Heli Peltola ja Soili Saikkonen

Tarvitaan lisää tietoa ja vielä enemmän ymmärrystä

Toimintojen digitalisointi lisää kiihtyvällä tahdilla saatavilla olevan datan määrää ja mahdollisuuksia hyödyntää tietoa johtamisen ja toiminnan kehittämisen tueksi. Digitalisaatio nähdään tällä hetkellä erittäin merkittävänä koulutusta ja korkeakouluja muokkaavana tekijänä. Ministeriöiden tulevaisuusselontekojen tausta-aineistoksi on koottu keskeisiä Suomen tulevaisuuteen vaikuttavia muutostekijöitä (Valtioneuvosto 2017).  Digitalisaatio kulkee vähintään osa- tai taustatekijänä suuressa osassa tarkasteltavia muutostekijöitä. Myös opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) korostaa digitalisaation edistämistä niin korkeakoululaitoksen yhteisissä tavoitteissa kuin LAMKille määritellyissä sopimuskauden 2017-2020 tavoitteissa (OKM 2016).

Ammattikorkeakoulun toiminnasta ja palveluista valtaosa pohjautuu tiedon vastaanottamiseen, käsittelyyn ja tuottamiseen. Näin olleen ammattikorkeakoulua voidaan pitää tietointensiivisenä organisaationa. Yksi tietointensiivisen organisaation piirteistä on omasta toiminnasta kertovan datan kerääminen, analysointi, visualisointi sekä hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä.  Voimistuva digitalisaatio tullee näkymään enemmän toimintatapojen ja -kulttuurin muutoksena kuin teknologisena kehityksenä.  Käytännössä tämä kehitys luo yksilöille ja ammattikorkeakouluyhteisöille uusia tiedollisia ja taidollisia vaateita ja ennen kaikkea tarpeita uudistaa työ- ja johtamiskäytäntöjä. (Pruikkonen 2016)

Ammattikorkeakoululaki ohjaa tietotuotantoa

Ammattikorkeakouluilla on tärkeä yhteiskunnallinen tehtävä kouluttajana, TKI-toimijana ja aluekehittäjänä. Valtiovallan määrittämien tehtävien vuoksi ammattikorkeakoulun toimintaa rahoitetaan julkisen varoin. (Kohtamäki 2014, 350) Julkisten varojen käyttö asettaa ammattikorkeakoulujen toiminnan raportoinnille selkeät periaatteet.

AMK-laissa (§ 45) todetaan: ”Ammattikorkeakoulun tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla” (Ammattikorkeakoululaki).  Raportointiohjeistusta tarkennetaan OKMn ja ammattikorkeakoulujen välisissä sopimuksissa. Sopimuksen mukainen raportointi keskittyy sopimuksen tavoitteiden ja korkeakoulun strategian toteuttamisen raportointiin sekä rahoituksen käytön raportointiin (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2016).

Ammattikorkeakoulun perusrahoitus määräytyy suurimmalta osin rahoitusmittareiden tulosten perusteella. Perusrahoituksen laskentakriteerit kuvaavat ammattikorkeakoulujen koulutus‐ sekä tutkimus‐, kehittämis‐ ja innovaatiotoimintaa. (OKM 2017a, 2017b) Peltola (2017) on kuvannut artikkelissaan perusrahoituksen merkittävämpien mittareiden muodostumista, tiedonkeruuta ja tiedonkeruun kehittämistarpeita LAMKissa.

Rahoitusmallin toteuttamiseen liittyvän tiedonkeruun lisäksi OKM kerää ammattikorkeakouluista tietoa korkeakoulujen ohjausta, omaa raportointia, muiden hallinnonalojen kanssa tehtävää yhteistyötä sekä kansainvälistä yhteistyötä varten. Ammattikorkeakoulujen tulee huolehtia tietojen oikeellisuudesta ja päivityksestä annetun aikataulun ja ohjeistuksen mukaisesti.  Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuohjeistus annetaan vuosittain päivitettävässä tiedonkeruun käsikirjassa.  (OKM 2017c) Ministeriön lisäksi ammattikorkeakouluilta keräävät tietoja myös muut viranomaiset. Vuonna 2017 ammattikorkeakoulujen tietoja toimitetaan ainakin Opetushallitukselle, Tilastokeskukselle, Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille, KELAlle ja Valviralle.  Tiedonkeruuta ohjaa Viranomaistiedonkeruiden asiantuntijaryhmä. (CSC 2017)

Tietotuotanto Lahden ammattikorkeakoulussa

LAMKissa tietotuotannon perustan muodostaa tietovarasto, johon siirretään rajapintojen kautta tietoja useista operatiivisista tietojärjestelmistä. Tietovarasto on ollut käytössä LAMKissa vuodesta 2010 lähtien (Peltola 2014, 37). Kaikilla toiminnoilla ei ole käytettävissä tietojärjestelmää tai tietojärjestelmään ei ole tehty tarvittavaa rajapintaa, jolloin tarvittavat tiedot siirretään tietovarastoon manuaalisesti.  Kaikkea tietoa ei viedä tietovarastoon vaan osa tiedoista raportoidaan suoraan toiminnon omista tietojärjestelmistä, esim. talouden tai henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. Tiedonkeruuta tulee kehittää edelleen, sillä osa tietojen keruusta tehdään jälkikäteen kyselyillä, ja kaikki tiedonkeruuprosessit eivät ole ehtineet vakiintua. Esimerkiksi tieto saapuvista asiantuntijavaihdoista kerätään intrassa olevalla kyselyllä, jolloin tietojen raportointi jäänee puutteelliseksi.

Tiedonhyödyntäjän kannalta oleellisinta on tiedonjalostusketjun viimeinen vaihe eli raportointi. Käyttäjälle voidaan tarjota valmisraportteja tai aineistoja omien raporttien luomiseen. Valmisraporteissa on yleensä mahdollisuus syöttää parametreja, tehdä valintoja ja porautua tiedoissa yksityiskohtaisemmalle tasolle. (Peltola 2014, 38). Vakiintuneiden ja jatkuvien raporttien lisäksi toteutetaan ad hoc -raportteja tarpeen mukaan, esimerkiksi kehittämistoimien johtamisen tai esimiestyön tueksi.

LAMK tuottaa määrällistä tietoa toiminnastaan monille eri tahoille. Taulukossa 1 on kuvattu keskeiset tietotarpeet, joihin LAMKin tietotuotanto pyrkii vastaamaan. Tietotarpeet eivät ole selvärajaisia ja ne limittyvät toisiinsa. Tärkeimmät tiedontarvitsijat ovat viranomaisten lisäksi omistajat sekä ns. suuri yleisö ja tulevat opiskelijat. Organisaation sisällä tietoa tuotetaan johtajille, esimiehille, henkilöstölle ja opiskelijoille. Oman haasteensa muodostaa se, että kullekin ryhmälle tulee tuottaa tietoa käyttötarkoituksen mukaisesti.

Taulukko 1. Keskeisimmät määrällisen tiedon tuottamisen näkökulmat LAMKissa

Yhteisöllisyyttä ja ymmärrystä

Mahdollisuudet kerätä ja tuottaa tietoa kasvavat koko ajan digitalisaation edetessä.  Toisaalta myös tietotarpeet muuttuvat nopeasti esimerkiksi viranomaisten ohjauksen tai vaikka strategisten tavoitteiden muuttuessa.  Tiedon määrän lisääntyminen ja organisaation muuttuvat tarpeet vaativat aikaisempaa enemmän yhteistyötä ja keskustelua tiedonjalostusketjun eri vaiheissa, alkaen tiedon syöttämisestä tiedon raportointiin ja hyödyntämiseen saakka. Tiedon tuotanto- ja hyödyntämisprosessi tulee olemaan osa yhä useamman toimenkuvaa. Tiedon luotettavuuden ja hyödynnettävyyden kannalta on oleellista, että kaikki toimijat käyttävät sovittuja määrityksiä erityisesti tiedon tuottamisen alkupäässä.

OKMn Hannu Sirén kuvasi tiedon tuottamisen tulevaisuutta osuvasti korkeakoulujen Kota-seminaarissa elokuussa 2017. Hänen mukaansa digitalisaatio on vuorovaikutusrakenteiden muuttumista korkeakoulun ja yhteiskunnan välillä sekä korkeakoulun sisällä. Tiedonkeruu tulee hajautumaan osaksi lähes kaikkia prosesseja, jolloin oleellista on datan päälle rakentuva tieto ja yhteisöllisyys.

Lähteet

Ammattikorkeakoululaki 814/2016. 15.9.2016. Finlex.  [Viitattu 11.12.2017]. Saatavissa: http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20160814

CSC. 2017. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Virta-opintotietopalvelu. [Viitattu 11.12.2017]. Saatavissa: https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Viranomaistietotarpeet

Kohtamäki V. 2014. Korkeakoulujen taloushallinto. Teoksessa: Pekkola, E., Kivistö, J. & Kohtamäki, V. (toim.) Korkeakouluhallinto : johtaminen, talous ja politiikka. Helsinki: Gaudeamus. 331-361.

OKM. Opetus- ja kulttuuriministeriö. 2016. Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Lahden ammattikorkeakoulun välinen sopimus kaudelle 2017-2020. [Verkkodokumentti]. [Viitattu 13.12.2017]. Saatavissa: http://minedu.fi/documents/1410845/3992607/Lahden+ammattikorkeakoulu+sopimus+2017-2020

OKM. Opetus- ja kulttuuriministeriö. 2017a. Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjauskäytänteet sopimuskauden 2017-2020 aikana ja toiminnan raportointi vuonna 2017. [Verkkodokumentti]. Kirje OKM/3/210/2017. [Viitattu 13.12.2017]. Saatavissa: http://minedu.fi/documents/1410845/4169438/OKM+kirje+2017+ohjausk%C3%A4yt%C3%A4nteet+sopimuskauden+2017-2020+aikana+ja+toiminnan+raportointi+vuonna+2017

OKM. Opetus- ja kulttuuriministeriö. 2017b. Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjauskäytänteet sopimuskauden 2017-2020 aikana ja toiminnan raportointi vuonna 2017. [Verkkodokumentti]. Kirje OKM/3/210/2017. Liite 2. [Viitattu 13.12.2017]. Saatavissa: http://minedu.fi/documents/1410845/4169434/OKM+kirje+2017%2C+Liite+2+Ammattikorkeakoulujen+rahoitusmalli-indikaattorien+vuosikello+2017

OKM. Opetus- ja kulttuuriministeriö. 2017c. Tiedonkeruun käsikirja 2017. OKM:n korkeakoulujen tiedonkeruukäsikirja 2017. [Verkkodokumentti]. [Viitattu 10.12.2017] Saatavissa: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=39984938

Peltola, H. 2014. Rahoitusindikaattoreiden seurantatyökalujen kehittäminen Lahden ammattikorkeakoulussa. [Verkkodokumentti]. Tampereen ammattikorkeakoulu. Tietojärjestelmäosaamisen koulutusohjelma. Tampere.  [Viitattu 9.12.2017]. Opinnäytetyö. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405147933

Peltola, H. 2017. Mistä meille maksetaan? Ammattikorkeakoulujen rahoitusmittarit esittelyssä. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu 21.12.2017]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2017/12/21/mista-meille-maksetaan-ammattikorkeakoulujen-rahoitusmittarit-esittelyssa/

Pruikkonen, A. 2016. Pirullinen ongelma vai monipuolinen mahdollisuus – ammattikorkeakoulujen digitalisaatio. AMK-lehti/UAS Journal. [Verkkolehti]. 1/2016, Koulutus ja oppiminen. [Viitattu 10.12.2017] Saatavissa: https://uasjournal.fi/koulutus-oppiminen/pirullinen-ongelma-vai-monipuolinen-mahdollisuus-ammattikorkeakoulujen-digitalisaatio/

Sirén, H. 2017. Johtaja. Opetus- ja kulttuuriministeriö. Esitys Korkeakoulujen KOTA-seminaarissa Jyväskylässä 22.8.-23.8.2017.

Valtioneuvoston kanslia. 2017.  Valtioneuvoston yhteiset muutostekijät. [Verkkodokumentti]. Valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 14/2017. [Viitattu 13.12.2017]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-287-458-0

Kirjoittajat

Heli Peltola työskentelee tietotuotannon tehtävissä Lahden ammattikorkeakoulussa.
Soili Saikkonen toimii strategiatyön ja toiminnanohjauksen tehtävissä Lahden ammattikorkeakoulussa.

Julkaistu 22.12.2017

Artikkelikuva: Geralt. Saatavissa: https://pixabay.com/en/cloud-monitor-apple-cloud-computing-257025/(CC0)

Viittausohje

Peltola, H. & Saikkonen, S. 2017. Lahden ammattikorkeakoulun tietotuotanto – miksi, mitä ja kenelle? LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm.] Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2017/12/22/lahden-ammattikorkeakoulun-tietotuotanto-miksi-mita-ja-kenelle/