Ympäröivässä maailmassa on asioita, jotka ovat jatkuvia eikä niitä voi estää tapahtumasta. Yksi niistä on muutos. Muutoksella tarkoitetaan prosessia, jossa jostain asiasta tulee toisenlainen kuin se aikaisemmin oli. Työelämässä kohdataan useasti muutoksia ja käydään läpi muutosprosesseja. Näin tapahtui myös Kansaneläkelaitoksella vuoden 2017 alussa, kun perustoimeentulotuki siirtyi kuntien sosiaalitoimelta Kelan käsiteltäväksi.

Kirjoittajat: Anna Parviainen, Melissa Virtanen, Helena Hatakka ja Jaana Loipponen

Työntekijä tärkeänä osana organisaatiomuutosta

Muutosprosessi koostuu eri vaiheista. Muutosjohtamista ja muutosprosessin vaiheiden hahmottamista varten on laadittu erilaisia muutosmalleja, joita ovat esimerkiksi Lewinin kolmen vaiheen malli (ks. kuva 1) sekä Kotterin kahdeksan vaiheen malli. (Partanen 2016, 18-19.) Henkilöstön työhyvinvoinnista tulee huolehtia muutostilanteissa ja tämä on edellytys sitoutumiselle. Organisaation täytyy kehittyä jatkuvasti. Erityisesti muutosviestinnän avoimuuteen, jatkuvuuteen sekä johdonmukaisuuteen tulee kiinnittää huomiota. Henkilöstö sitoutuu helpommin tapahtuvaan muutokseen, jos he ovat kokeneet pystyvänsä vaikuttamaan siihen jollakin tavalla (Ilmarinen 2018, 3-4). Muutosviestinnällä pystytään vaikuttamaan henkilöstön muutossuhtautumiseen ja sen avulla pystytään vähentämään muutosvastarintaa (Luomala 2008, 8).

KUVIO 1. Muutosmalli (mukaillen Lewin 1947, viitattu Partanen 2016, 18)

Työntekijät ovat avainasemassa etenkin muutoksien käytäntöön viemisessä. He kokevat suunnitellun muutoksen kaikki vaiheet ja muuttavat opittuja toimintanormeja muutoksen vaatimalla tavalla. Pekkarinen ja Sutela (2004, 122) määrittävät monien asiantuntijoiden tavoin työntekijät inhimillisenä pääomana. Inhimillisellä pääomalla kuvataan työntekijöiden tietoa, ammattitaitoa, koulutusta ja osaamista. Tämä pääoma vaatii investointeja kehittyäkseen.

Mattilan (2007, 47) mukaan työntekijän suhtautuminen tapahtuvaan muutokseen on myös peräisin yksilön aiemmista muutoskokemuksista. Muutos herättää ihmisissä erilaisia tunteita sen vaiheikkuuden vuoksi. Arikosken & Sallisen (2007, 69) mukaan muutoksessa ihminen kokee ensin vastarintaa, jonka jälkeen alkaa vanhasta poisoppiminen ja surutyö. Vasta näiden vaiheiden jälkeen muutos mahdollistuu ja pystytään oppimaan uutta. Muutoksen esiintuomien tunteiden sekä muutosten vaiheiden työstämiseen tarvitaan aikaa, jotta sopeutuminen muutokseen on mahdollista. (Arikoski & Sallinen 2007, 41-42.)

Perustoimeentulotuki siirtyi Kelaan – millaisena muutokset työssä koettiin?

Parviaisen & Virtasen (2018) opinnäyteyössä selvitettiin yhden Kelan asiakaspalveluryhmän kokemuksia muutoksesta, jonka perustoimeentulotuen siirtymä sai aikaan. Tavoitteena työssä oli selvittää ja kuvata yhteen Kelan asiakaspalveluryhmään kuuluvien työntekijöiden muutoskokemuksia. Muutoskokemuksia tarkasteltiin asiakaspalvelutyön muutoksen, organisaation muutosprosessin sekä osaamisen ja asiantuntijuuden suhteen. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista sekä kvantitatiivista tutkimusmenetelmää, koska tarkoituksena oli kerätä aineistoa ja analysoida sitä sekä määrällisesti että laadullisesti.

Tutkimustuloksista ilmeni, että siirtymän on koettu vaikuttaneen työhön monin tavoin. Tulosten mukaan muutosprosessin läpivientiä ei ole koettu työntekijätasolla kovinkaan onnistuneena sekä muutokseen ja työhön vaikuttamisen mahdollisuudet on koettu heikkoina. Palveluneuvojat ovat tulosten mukaan kokeneet työn raskaampana ja haastavampana kuin aiemmin. Tämä vaikuttaisi tulosten perusteella johtuvan suurimmaksi osaksi asiakaskunnan muutoksesta. Muuttuneen asiakaskunnan tarpeisiin vastaamiseksi työntekijät kokivat työssä tarvittavan sosiaalialan osaamista, mutta kuitenkaan sosiaalialan koulutusta ei ollut kuin kahdella työntekijällä. (Parviainen & Virtanen, 2018.)

Muutoskokemus pohjaa muutoksen kaikkiin vaiheisiin

Onnistunut vuorovaikutus on positiivisen muutoskokemuksen edellytys. Yhteistä visiota kohti on helpompi tähdätä, kun tiedonkulku on avointa ja kannustavaa. (Valtiokonttori 2007, 73.) Yksilön muutoskokemus syntyy muutoksen kaikkien vaiheiden myötä. Tähän kokemukseen vaikuttaa ennen kaikkea tehokas muutosviestintä ja muutostarpeen ymmärtäminen. Muutosvaiheet voivat herättää erilaisia tunteita ja muutostilanteeseen liittyy aina myös epätietoisuutta tulevasta. Tästä syystä tiedottaminen ja avoin viestintä ovat tärkeä osa prosessia. Organisaatioissa olisi hyvä ottaa myös henkilöstön muutoskokemukset huomioon tulevia muutosprosesseja suunniteltaessa, jotta tästä käytännön tiedosta voidaan oppia ja yrityksen toimintaa voitaisi kehittää työntekijälähtöisesti.

Yksilön muutoskokemus syntyy muutoksen kaikkien vaiheiden myötä. Tähän kokemukseen vaikuttaa ennen kaikkea tehokas muutosviestintä ja muutostarpeen ymmärtäminen. Muutosvaiheet voivat herättää erilaisia tunteita ja muutostilanteeseen liittyy aina myös epätietoisuutta tulevasta. Tästä syystä tiedottaminen ja avoin viestintä ovat tärkeä osa prosessia. Organisaatioissa olisi hyvä ottaa myös henkilöstön muutoskokemukset huomioon tulevia muutosprosesseja suunniteltaessa, jotta tästä käytännön tiedosta voidaan oppia ja yrityksen toimintaa voitaisi kehittää työntekijälähtöisesti.

Tämä artikkeli perustuu opinnäytetyöhön Perustoimeentulotuen siirtymä Kelan etuudeksi. Kelan X palveluryhmän palveluneuvojien kokemuksia muutoksesta. Opinnäytetyössä selvitettiin, millaisena Kelan X-palveluryhmän palveluneuvojat olivat kokeneet perustoimeentulotuen siirtymän tuoman muutoksen sekä tarkasteltiin muutoksen vaikutuksia palveluneuvojan päivittäiseen työnkuvaan.

Lähteet

Arikoski, J. & Sallinen, M. 2007. Vastarinnasta vastarannalle – johda muutos taitavasti. Johtamistaidon Opisto JTO. Helsinki: Työterveyslaitos.

Ilmarinen. 2018. Onnistunut muutos – tukea onnistuneen muutoksen suunnitteluun ja läpivientiin. [Verkkodokumentti]. [Viitattu 11.5.2018] Saatavissa: https://www.ilmarinen.fi/siteassets/liitepankki/tyohyvinvointi/opas-onnistunut-muutos.pdf

Luomala, A. 2008. Muutosjohtamisen ABC – Ajatuksia muutoksen johtamisesta ja ihmisten johtamisesta muutoksessa. [Verkkodokumentti]. Tampereen yliopiston kauppakorkeakoulu, Tutkimus- ja koulutuskeskus Synergos. [Viitattu 11.5.2018]. Saatavissa: http://www.uta.fi/jkk/synergos/tyohyvinvointi/oppaat/muutoskirja.pdf

Mattila, P. 2007. Johdettu muutos. Avaimet organisaation hallittuun uudistumiseen. Helsinki: Talentum.

Partanen, H-M. 2016. Organisaatio muutoksessa. Työntekijöiden, keskijohdon ja ylimmän johdon kokemuksia muutosprosessista. [Elektroninen aineisto]. Pro Gradu. Jyväskylän yliopisto, kauppakorkeakoulu. [Viitattu 10.5.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-201605042418

Parviainen, A. & Virtanen, M. 2018. Perustoimeentulotuen siirtymä Kelan etuudeksi. Kelan X palveluryhmän palveluneuvojien kokemuksia muutoksesta. [Verkkodokumentti].  AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu. [Viitattu 19.5.2018].  Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060612914

Pekkarinen, J. & Sutela, P. 2004. Avain kansantaloustieteeseen. Helsinki: WSOY.

Valtiokonttori, Kaiku-palvelut. 2007. Työhyvinvointi muutoksessa. [Verkkodokumentti]. Toinen uudistettu painos. Helsinki: Erweko Painotuote Oy. [Viitattu 19.5.2018]. Saatavissa: http://vm.fi/documents/10623/307711/Ty%C3%B6hyvinvointi+muutoksessa+kirja+2007.pdf/dcd00741-f076-48b3-b503-b98898e14cdc/Ty%C3%B6hyvinvointi+muutoksessa+kirja+2007.pdf.pdf

Kirjoittajat

Anna Parviainen sosionomikoulutuksesta ja Melissa Virtanen tradenomikoulutuksesta ovat tehneet yhteisen opinnäytetyön. Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden ja matkailun alan lehtori Jaana Loipponen sekä sosiaali- ja terveysalan yliopettaja Helena Hatakka ovat toimineet työssä ohjaajina.

Artikkelikuva: https://pixabay.com/fi/mies-ty%C3%B6-kirjoitusp%C3%B6yt%C3%A4-597178/ (CC0)

Julkaistu 15.6.2018

Viittausohje

Parviainen, A., Virtanen, M., Loipponen, J. & Hatakka, H.  2018. Työelämän muutosprosessit haastavat organisaatiota sekä sen henkilöstöä. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/06/15/tyoelaman-muutosprosessit-haastavat-organisaatiota-seka-sen-henkilostoa