Organisaation intranetin avulla työntekijät saavat ajankohtaista tietoa monipuolisesti ja nopeasti. Viestintä kuitenkin aiheuttaa myös ongelmia, jos tieto on intranetissa hajanaista, hajallaan ja hajautetusti tallennettua. Siksi tiedon tuottaminen, luokitteleminen ja jakelu tulee tehdä helpoksi käyttäjille. Intranetin suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaakin käyttää aikaa eikä jälkihoitoa tule unohtaa. Liikuntakeskus Pajulahdelle tehdyssä intranet-projektissa suunniteltiin opistolle sen tarpeita vastaava sisäisen viestinnän väline, jossa tiedonhallinta on helppoa.

Kirjoittajat: Marja Gran ja Joanna Vihtonen

Intranet on kehittynyt vuosikymmenten myötä

Sähköisen tiedonhallinnan lisääntyessä 90-luvulla työpaikan tietopankiksi kehitettiin intranet, jonka piti korjata aikaisempien sähköpostilistojen ongelmat. Sähköpostilistoissa oleva tieto kerääntyi päällekkäisiksi levytilaa vieviksi massoiksi, joista oli vaikea löytää ajantasainen tieto. (Saloranta 2017.)

Intranetissa pääserverille eli tietokoneeseen lisättiin ohjelmoitu tietovaranto, yleensä Windows-käyttöliittymän kannustama kansiorakennelma, josta työntekijät omatoimisesti etsivät tarpeellisen tiedon. Jos intranet-sivustoa tai kansiorakennetta ei ylläpidetty tarpeeksi ahkerasti ja usein, se menetti merkitystään. Mikäli serverin kansiorakenteisiin pystyi lisäämään omia kansioita, rakenne alkoi pian näyttää sekavalta ja tallennustila alkoi loppua nopeasti. (Saloranta 2017.)

2000-luvulle mentäessä kansiorakennelmista oli useimmiten luovuttu, ja intranet alkoi olla enemmän nykymuotoisensa kaltainen: selaimella selattava tietovaranto, jossa oli hakutoiminto ja valikoita. Käytettävyyttä oli mietitty, mutta päivittäminen vaati edelleen yhden ohjelmointikokemusta omaavan ihmisen muokkaamaan sivustoa tai lisäämään tietoa. Jos päivittäminen oli yhden ihmisen varassa, intranetia uhkasi jälleen unohdus ja vanhentuminen. (Saloranta 2017.)

Käyttökokemuksen lisääntyessä myös toimisto-ohjelmien tuottajat alkoivat näyttävyyden lisäksi miettiä käytettävyyttä. Tämän päivän, 2010-lukulaisen intranetin voisi sanoa jo olevan hyvin käyttäjäystävällinen, nopea ja helppokäyttöinen myös päivittäjälle. (Saloranta 2017.)

Kun intranet-sivusto on hyvin suunniteltu ja rakennettu, ei päivittäjän tarvitse osata ohjelmoida tai miettiä sivuston rakenteita, vaan tiedon vieminen sivustolle on helppoa ja metatiedon tallentamisen ja luokittelujärjestelmän vuoksi tieto näkyy oikeissa paikoissa, hakusanoilla lisättynä. (Saloranta 2017.)

Sovellusten kehittäjät ovat avainasemassa, kun uutta viestintävälinettä suunnitellaan. Intranetin trendejä on tutkittu mm North Patrol -yrityksessä. Intranetin tulee olla visuaalisesti miellyttävä, viihdyttävä ja työpaikkaan yhteisöllisyyttä tuova työkalu. Johtamista, strategian jalkauttamista ja ohjeistuksia tuodaan nyt uudella tavalla työntekijää lähelle. (Korhonen 2016.)

Pajulahden intranetia muokataan tarpeiden mukaan

Liikuntakeskus Pajulahdessa toteutettiin opinnäytetyönä pienen yrityksen mittakaavassa toteutettu intranet-projekti (Gran 2018). Projektissa tehtiin alkusuunnittelu, sisällön toteutukseen valittiin sopiva työkalu, havainnoitiin intranetin ja sisäisen viestinnän tarpeita ja tehtiin haastattelututkimus.

Tutkimuksessa tarkasteltiin viestinnän toimivuutta ja tarpeita kolmella osa-alueella, joita olivat perehdytys, viestintä ja tiedon hallinta. Tutkimuksessa todettiin, että jokaisen yksikön sisäinen viestintä toimi, mutta työyksiköiden ylittävä viestintä sekä johtoryhmän tärkeäksi kokema tulevaisuus- eli strategiaviestintä sekä johtamisviestintä ei aina tavoittanut työntekijöitä.

Intranet suunniteltiin yrityksen tarpeisiin sopivaksi: tavoitteena oli pieni, helposti hallittavissa oleva sivusto, jossa olisi kuitenkin kaikki tarpeellinen sekä mahdollisuus laajennuksiin tulevien tarpeiden mukaan. Intranet-sivusto lanseerattiin yksiköittäin pilottivaiheessaan marraskuussa 2017 ja on nyt käytössä yrityksen sisäisen viestinnän työkaluna.

Intranetin jatkuva päivittäminen ja kehittäminen ei saa tämän vaiheen jälkeen unohtua. On tutkittu, että mikäli intranet-sivustoa ei jatkuvasti huolleta eikä työntekijöiden mielipiteitä kuunnella, kallis sijoitus menee hukkaan. Uusia työvälineitä voidaan ja kannattaakin tuoda työpaikoille, mutta niiden jalkauttamiseen on tehtävä toimenpiteitä ja nähtävä pitkäaikaisesti sijoituksen hyödyt ja sitoutua tehtävään (Keränen 2017).

 Intranetin on oltava nykyisin sosiaalinen

Sosiaalisuus on 2010-luvun trendi ja sitä tuodaan myös työpaikoille. Sosiaalisuutta on yhteistyön mahdollistaminen, avoimen keskustelun tukeminen ja toiselta oppiminen. Visuaalisuus, kuten kuvat ja videoklipit, ovat positiivinen lisä ja helpottavat oppimisprosessia. Hyvä sosiaalinen intranet on ihmiskeskeinen, sen sisältö toimii yrityksen ja työntekijöiden yhteisen hyvän eteen (Nurse 2018).

Palautteen antaminen ja palautteeseen vastaaminen on työpaikalla tärkeää. Työyhteisön viihtyvyys ja ilmapiiri paranevat, kun työntekijällä on luottamuksen tunne siihen, että häntä kuunnellaan. Sisäisen viestinnän konsultti Sina Lockley (2017) ottaakin blogikirjoituksessaan kantaa syihin, miksi kuuntelemisen taito työpaikoilla on avainasemassa. Kuunnelluksi tullut työntekijä on sitoutuneempi, tukee johdon pyrkimyksiä ja pyrkii kohottamaan omalta osaltaan yrityksen brandia. Työyhteisön yhtenäisyys kasvaa eivätkä huhupuheet horjuta yhteishenkeä. Avainasemassa ovat luottamus ja keskusteluyhteys johdon ja työntekijöiden välillä.

Opinnäytetyöprojektin jälkeen jalkauttamisvaihetta jatketaan Pajulahdessa ja käyttäjiä koulutetaan uudenlaisen viestintävälineen käyttäjiksi. Tutkimuksessa pieneltä osin tuli avoimissa vastauksissa selville, että työntekijät haluavat tulla kuulluksi ja saada tietoa palavereista ja päätöksistä. Yhteinen linja koettiin tärkeäksi ja työyhteisön kehittämiseen suhtauduttiin positiivisesti.

Seuraava askel Pajulahdessa onkin keskustelualustan saaminen ja tiimityömahdollisuuksien lisääminen sähköiseen ympäristöön, joko intranetin kautta tai uuden Microsoft Teams-työkalun avulla. Tämä vaatii paljon työtä, koulutustilaisuuksia ja pitkäjänteisyyttä kehittämisessä. Toivottavasti kehitystyön hyvät puolet huomataan, ja sähköinen viestintä saa uuden, paremman lähtökohdan.

Lähteet

Gran, M. 2018. Intranetin suunnittelu ja rakentaminen. [Verkkodokumentti]. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu  22.2.2018]. Saatavissa: http://www.urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201803042989

Keränen, S. 2017. Is your intranet project just a waste of time and money? [Viitattu 22.2.2018]. Saatavissa: http://www.innofactor.com/enblog/0/0/is_your_intranet_project_just_a_waste_of_time_and_money

Korhonen, H. 2016. Intranet megatrendit 2016. [Viitattu 16.2.2018]. Saatavissa: https://intranet-ostajanopas.fi/2016/09/27/intranet-megatrendit-2016/

Locley, S. 2017. 7 Reasons Why Internal Communications Is More Important Than Ever in 201. [Viitattu 22.2.2018]. Saatavissa: https://insights.staffbase.com/blog/why-internal-communications-is-more-important-than-ever

Nurse, J. 2018. What is a social intranet and why do I need one? [Viitattu 16.2.2018]. Saatavissa: https://www.idealstate.co/blog/what-is-a-social-intranet-and-why-do-i-need-one

Saloranta, A. 2017. Sovelluskouluttaja. Datalaaki Oy. Lahti. Haastattelu 21.7.2017

Kirjoittajat

Marja Gran on työskennellyt yli viidentoista vuoden ajan pääasiassa opetusalan tukitehtävissä ja toiminut monialaisesti viestinnän ja tietoteknisten ratkaisujen parissa. Tietotekninen kehittyminen sekä viestintävälineiden ja opetuksen digitalisaatio on tuonut haasteita opetusalaan. Yksi mielenkiinnon aiheista on ollut sisäisen viestinnän kehittäminen intranet-ratkaisuilla ja opiskelujen jälkeen kirjoittajan työ jatkuu tieto- ja viestintätekniikan parissa sekä e-opiskelun kehittämisen alueella.

Joanna Vihtonen toimii viestinnän lehtorina Lahden ammattikorkeakoulussa.

Julkaistu 17.8.2018

Artikkelikuva: rawpixel,  https://pixabay.com/en/laptop-computer-technology-monitor-3190194/ (CC0)

Viittausohje

Gran, M. & Vihtonen, J. 2018. Intranetissa on kiinnitettävä huomio tiedonhallintaan ja käytettävyyteen. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/08/17/intranetissa-on-kiinnitettava-huomio-tiedonhallintaan-ja-kaytettavyyteen/