Nykypäivän työpaikalla mikään ei ole niin varmaa kuin jatkuva muutos. Esimerkiksi työnkuvat ja sitä kautta työn vaatimukset voivat muuttua organisaation sisällä hyvinkin nopeasti. Kuinka yksilö voi johtaa kehitystään muuttuvassa työympäristössä jatkuvasti kasvavien vaatimusten keskellä?
Kirjoittajat: Frans Lindfors ja Sirpa Varajärvi
Kriisi herättäjänä
Useimmiten kriisitilanne saattaa olla herätys työn todelliseen tilanteeseen. Muutosten tuoma paine työpaikalla voi muuttua hyvin nopeasti työntekijälle tukalaksi. Työntekijöiden lisäkuormittamiselle voi organisaatiossa olla useita, niin tilapäisiä kuin pysyviäkin syitä. Valitettavasti organisaation muutosaloitteista noin 70-75% epäonnistuu tavoitteidensa saavuttamisessa (Dallas 2015, 11-12).
Kriisitilanteessa on hyvin yleistä, että yksilö kyseenalaistaa organisaation ja sen johdon tarkoitusperät. Se voi myös johtaa yksilön itsetutkiskeluun, itsensä kyseenalaistamiseen sekä siihen, että yksilö syyttää itseään organisaation ongelmista. (Goldsmith & Wheeler, 2009.)
Työssä kuormittuminen
Eräs syy, jonka takia muutos ei ole kestävää on se, että liian moni muutos tapahtuu samanaikaisesti. Ihmiset voivat keskittyä tehokkaasti vain muutamaan tavoitteeseen kerrallaan. Liian moni prioriteetti aiheuttaa sen, että ne menettävät merkityksensä. Yksilöllä tulisi olla samanaikaisesti korkeintaan kolme henkilökohtaista operatiivista prioriteettia. Mikäli prioriteetit vaihtuvat jatkuvasti, on niiden sisäistäminen ja toteutuksessa onnistuminen lähes mahdotonta. (Dallas 2015, 114.)
Kun työntekijöitä pyydetään tekemään yhä enemmän, saavuttavat he lopulta reagointikykyjensä äärirajat (Szalma & Hancock 2008, 46). Kun työmäärä on liian iso työntekijän hallittavaksi, työntekijä alkaa lopulta tehdä virheitä. (Panel, OWT, & Division, 1993, 56). Tärkeämpää kuin työkuorman tilastollinen muuttuminen näyttää kuitenkin olevan se, miltä työkuorma tuntuu työntekijästä. Vasta kun työntekijän kokemus omasta työkuormastaan on selvitetty, syvempiä analyysejä työkuormasta voidaan tehdä. (Brown, Duck & Jimmieson, Russel 2017, 50 mukaan.)
Nopeatempoinen ja kiireinen työskentely vaikuttaa aivotoimintaamme ja muistiimme. Monen työntekijän työ keskeytyy jatkuvasti päivittäisessä työssä. Tämän seurauksena työntekijästä voi tuntua siltä, että hänen keskittymiskykynsä on heikentynyt. (Salonen 2018.)
Työpäiväkirjasta tukea oman tekemisen tarkasteluun
Itsensä ja oman työnsä johtamisen kannalta on syytä tarkastella ja analysoida omaa työkuvaansa ja tekemistään. Frans Lindfors (2018) lähti toteuttamaan tätä tarkastelua päiväkirjamuotoisessa opinnäytetyössään, jonka päätavoitteena oli tukea henkilökohtaista kehitystä työympäristössä itsensä johtamisen kautta. Opinnäytetyötä varten kirjattiin työpäiväkirjaa kymmenen viikon ajalta. Työympäristönä toimi voittoa tavoittelemattoman organisaation talousosasto, ja työtehtävänä luottokorttien ylläpitäjä.
Päiväkirjamuotoisessa opinnäytetyössä on tarkoituksena nimenomaan seurata omia työtehtäviä päivittäisillä päiväkirjamerkinnöillä ja viikoittaisilla analyyseilla ja reflektoinneilla. Tämä on yksi tapa laajentaa ja syventää omaa ammattiosaamista, mitä yleisesti ammattikorkeakoulun opinnäytetyöllä tavoitellaan (Lahden ammattikorkeakoulu 2018).
Kommunikaatio
Tarkkailujakson aikana huomioitiin, että asiantuntijatyön perustana on aina kommunikaatio. Mitä parempilaatuista ja tehokkaampaa kommunikointi on, sitä enemmän resursseja vapautetaan työn muille osa-alueille.
Teknisen asiantuntijan työssä kommunikointi tapahtuu usein erilaisella teknisellä ymmärryksellä ja sanastolla kuin keskustelukumppanin. Päiväkirjamuotoinen tutkimus auttoi ymmärtämään ja huomioimaan tämän lähtökohdan. Sen myötä pystyttiin kehittämään viestintää tehokkaammaksi ja paremmin keskustelukumppanien tarpeita vastaavaksi. Tärkeä oivallus oli, että tehokkuus yksin ei riitä. Vasta kun vastaanottaja ymmärtää sanoman, voi viestintää pitää onnistuneena.
Ajan ja stressin hallinta
Kiireellisten asioiden joukossa on aina petollisia tehtäviä, jotka vain vaikuttavat tärkeiltä, mutta eivät sitä ole (Wilson 2018). Kun työssä on kriisijakso ja työn vaatimukset ylittävät syystä tai toisesta suoritettavissa olevan tason, korostuu työntekijän valintojen merkitys. Tehokkuutta väheksymättä, kiireeseen reagointi paniikinomaisella suorittamisella ei todennäköisesti tuota parasta mahdollista tulosta. Myös omat rajansa työn suhteen on tärkeä tiedostaa.
Henkilökohtaisella valmistautumisella voidaan ennaltaehkäistä tai lievittää kiireen ja stressin aiheuttamia oireita sekä tukea jaksamista (Salonen 2018). Mikäli työn määrää kasvaa oleellisesti ja työpäivät venyvät pitkiksi, yhä enemmän korostuu myös palautumisen tarve. Tarkkailujakson aikana suurin koettu yksittäinen tekijä työssä viihtymisen parantamiseen sekä stressin vähentämiseen oli unen määrän suunnitelmallinen lisääminen.
Itsensä johtaminen tuottaa korkoa henkilökohtaiselle kasvulle
Työpäiväkirjan mahdollistaman itsensä tarkkailun tärkeänä hyötynä koettiin kasvanut tietoisuus niin työn haasteista kuin omista mahdollisista kehittymiskohteista. Tekijä oppi myös ymmärtämään miten erilaiset työtilanteet vaikuttivat kokemukseen työstä ja miten työkokemustaan voi paremmin kontrolloida. Ottamalla päivittäin hetkiä analysoidakseen työtilannettaan hän oppi tekemään nopeammin korjauksia työn virtauksen suuntaamiseen.
Lisäksi omaan kehittymiseen ja kasvuun panostaminen
tarkkailujakson aikana vahvisti analyyttistä havainnointia sekä loi pohjaa
kauaskantoisemmalle itsensä kehittämiselle. Työelämässä työtilanne on aina
ensisijaisesti työntekijän itsensä kokema, joten on luonnollista, että suurin
vaikuttaja tähän kokemukseen on työntekijä itse. Monesti työntekijän vaikutus
suoritettavana olevan työn määrään on rajallinen, mutta hyvällä itsensä
johtamisella työntekijä voi tukea omaa jaksamistaan, sekä löytää uusia keinoja
kehittää osaamistaan tehtävässään. Tämä edelleen mahdollistaa paremman työtehtävistä suoriutumisen.
Lähteet
Dallas, J. 2015. Mastering the Challenges of Leading Change : Inspire the People and Succeed Where Others Fail. Hoboken:John Wiley & Sons, Incorporated. [Viitattu 27.11.2018]. Saatavilla: https://ebookcentral-proquest-com.aineistot.lamk.fi/lib/lamk-ebooks/detail.action?docID=4043016
Goldsmith, M., & Wheeler, P. 2009. Preparing for crisis. Leadership Excellence. 26(2), 5. [Viitattu 25.11.2018]. Saatavilla: https://search-proquest-com.aineistot.lamk.fi/docview/204518901?accountid=16407
Lahden ammattikorkeakoulu. 2018. Opinnäytetyön ohje, ammattikorkeakoulututkinto. Respa intranet. [Viitattu 25.3.2019]. Saatavilla: https://lamkfi.sharepoint.com/sites/intranet/Dokumentit%20%20Ohje/Opinn%C3%A4ytety%C3%B6n%20(AMK)%20ohje.pdf
Lindfors, F. 2018. Journal Thesis – Credit Card Administrator in Non-Profit Organization. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 14.12.2018]. Saatavilla: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018122822897
Panel, OWT, & Division, OBASS 1993. Workload Transition : Implications for Individual and Team Performance. Washington, D.C.: National Academies Press. [Viitattu 25.11.2018]. Available at: https://ebookcentral-proquest-com.aineistot.lamk.fi/lib/lamk-ebooks/reader.action?ppg=74&docID=3376962&tm=1543186608153
Russell, E. 2017. Strategies for Effectively Managing Email at Work. Acas Research Papers 06/17. [Viitattu 20.11.2018]. Saatavilla: http://m.acas.org.uk/media/pdf/4/4/Strategies-for-effectively-managing-email-at-work.pdf
Salonen, H. 2018. Aikuisten aivot eivät enää toimi normaalisti – oireina on muistin pätkiminen ja keskittymiskyvyn katoaminen, ja se huolettaa aivotutkijoita. Iltalehti. [Viitattu 15.11.2018]. Saatavilla: https://www.iltalehti.fi/mieli/a/442169c8-0bce-4fdc-aa0d-08fcd6080ca5
Szalma, J., & Hancock, P. 2008. Performance Under Stress. Adlershot, England: CRC Press. [Viitattu 20.11.2018]. Saatavilla: https://ebookcentral-proquest-com.aineistot.lamk.fi/lib/lamk-ebooks/reader.action?ppg=1&docID=438500&tm=1542803538727
Wilson, J. 2018. Time Management Success. [viitattu. 27.11.2018]. Saatavilla: https://www.time-management-success.com/time-management-matrix.html
Kirjoittajat
Frans Lindfors valmistui Lahden ammattikorkeakoulusta tradenomiksi International Business -koulutusohjelmasta vuonna 2018.
Sirpa Varajärvi toimii lehtorina Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alalla.
Artikkelikuva: https://pxhere.com/en/photo/1211368 (CC0)
Julkaistu 7.5.2019
Viittausohje
Lindfors, F. & Varajärvi, S. 2019. Hyvinvoinnin ja itsensä johtamisen näkökulmia nykypäivän työympäristössä. LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa:
http://www.lamkpub.fi/2019/04/30/hyvinvoinnin-ja-itsensa-johtamisen-nakokulmia-nykypaivan-tyoymparistossa/
