Sponsorisopimukset ovat tärkeä osa monenlaisten kulttuuri- ja urheilutapahtumien järjestämistä. Yksi tapa toteuttaa sponsorointiyhteistyötä ovat barter-sopimukset, joissa tavara tai palvelu myydään niin, että vastikkeena toimii kokonaan tai osittain tavara tai palvelut.  Laskutus on tärkeä osa barter-sopimuksien toteuttamista, mutta millä tavoin laskutus tulisi hoitaa, jotta se olisi tehokasta?

Kirjoittajat: Lyyra Laine ja Sirpa Varajärvi

Mitä on barter-kauppa?

Vaihtokauppaa pidetään helposti vanhentuneena kaupankäynnin muotona, johon turvaudutaan ainoastaan pakottavista syistä: ulkomaankaupassa hyödykkeitä käytetään maksuvälineinä muun muassa silloin, kun toisella osapuolella ei yksinkertaisesti ole käypää valuuttaa käytössään. Vaihtokauppa ei kuitenkaan ole kadonnut minnekään, ja sitä käytetään yhä myös kotimaisten yritysten välisessä kaupassa. Yksi esimerkki tästä on niin kutsuttu barter-kauppa.

Vaihtokauppana käytävä barter-kauppa on yksi sponsoroinnin toteuttamisen muoto, jota käydään erilaisten kulttuuri- ja urheilutapahtumia tuottavien yritysten ja niiden toimittajien välillä. Barter-kaupassa vaihtokauppaa käydä niin, että sponsori sitoutuu sekä myymään tuotteita tai palveluita sponsoroitavalle, että myös ostamaan tuotteita tai palveluita sponsoroitavalta osapuolelta.

Vastikkeet sponsoroinnissa

Tyypillinen sponsoroitavan tahon barter-kaupassa sponsorille antama vastikkeen muoto on markkinointiyhteistyö. Tällöin sponsori saa vastikkeena oikeuden käyttää sponsoriyhteyttä omassa mainonnassaan, mutta myös näkyvyyden sponsoroitavan tahon mainonnassa ja mahdollisesti myös sen järjestämissä tapahtumissa. Pelkkä näkyvyys ei kuitenkaan usein enää nykypäivänä riitä sponsoreille, vaan sponsorille voidaankin tarjota myös muita hyödykkeitä vastikkeena. Esimerkkejä näistä ovat mm. tilojen, tarjoilun ja ohjelman tai pääsylippujen antaminen sponsorille. Näitä voidaan käyttää muun muassa henkilöstön, asiakkaiden tai yhteistyökumppanien kestitsemiseen. (Preston 2012, 93; Allen ym. 2011, 335; Oesch 2002, 66.)

Barter-kauppaa käytäessä on otettava huomioon, että sekä saadut että annetut hyödykkeet tulee merkitä kirjanpitoon koko määrältään tuloksi ja menoksi (Leppiniemi & Kaisanlahti 2016, 29). Tähän velvoittaa myös kirjanpitolain netottamiskielto. Vaihtokauppa on myös lähtökohtaisesti arvonlisäverollista – keskeistä on, että vaihdossa saadulle vastikkeelle voidaan määritellä rahallinen arvo, ja että sen ja sitä vastaan luovutettujen hyödykkeiden välillä on selkeä yhteys (Äärilä ym. 2015, 96). Laskutuksessa on myös kiinnitettävä huomiota siihen, että vaihtokaupan kohteena olevien hyödykkeiden arvonlisäverokannat eivät aina ole samat.

Barter-kaupan toteutuminen laskutuksessa

Lyyra Laineen opinnäytetyössä tutkittiin barter-kaupan toteutumista laskutuksen kannalta Lahti Events Oy:ssä. Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, ja aineistona käytettiin barter-kaupan laskutusaineistoa. Tutkimuksessa selvisi, että barter-laskutusta oli käytännössä toteutettu neljällä tavalla: käyttämällä kuittausta, maksamalla lasku täysmääräisenä, käyttämällä alennusta ja muistiotositteella kirjaamalla. Näistä suositeltavia tapoja ovat kuittauksen käyttö tai laskun maksaminen täysmääräisenä.  Kuittausta käyttämällä barter-osuus tulee käytettyä sitä mukaan, kun ostoja syntyy ja niistä tullutta ostovelkaa maksetaan pois. Käyttämällä barter-osuuden kuittausta vältytään turhalta rahaliikenteeltä osapuolten välillä. Toisaalta jos on tarve laskuttaa barter-osuutta ennen kuin ostoja sponsorilta on tehty, voidaan käyttää laskun täysmääräistä maksamista. Muistiotositteen käyttämiseen ei ole estettä, mikäli siitä on sovittu, mutta laskuttamista voidaan pitää selkeämpänä. (Laine 2017.)

Markkinoinnin näkökulmasta barter-osuus saatetaan usein mieltää alennuksena. Esimerkiksi Ånes (2015, 11) toteaa näin: ”Perinteisesti kulttuuritapahtumien ja -laitosten sponsorointi on ollut yrityksille osa liiketoimintaa, johon kuuluvat eräänlaiset vaihtokaupat eli barterit: antamallaan näkyvyydellä ja vapaalipuilla festivaalit ovat saanet normaalia isompia alennuksia.” On kuitenkin huomattava, että alennuksen käyttäminen on vastoin kirjanpitolain netottamiskieltoa. Tämän vuoksi alennus-termin käyttöä olisi syytä välttää jo sopimusvaiheessa. Lahti Eventsin tapauksessa kirjanpitoon vietäessä alennettu lasku on korjattu täysmääräiseksi, minkä jälkeen barter-osuus on kuitattu vastalaskulla. Laskun korjaaminen tällä tavalla aiheuttaa siis myös ylimääräistä työtä ostoreskontran hoitajalle. (Laine 2017.)

Barter-sopimuksen laskutustapaa valittaessa on hyvä kiinnittää huomiota myös siihen, miten valittu tapa vaikuttaa sponsoroitavan yrityksen kassavirtaan. Etenkin kulttuuri- ja urheilutapahtumien kohdalla voidaan olettaa, että organisaation menot painottuvat aikaan ennen tapahtumaa, ja tulot vasta tapahtuman jälkeiseen aikaan. Näin ollen voi olla mielekästä sopia siitä, että sponsorilta laskutetaan sen barter-osuus hyvissä ajoin, sillä barter-osuuden laskuttaminen vasta kun kaikki kumppanilta tehdyt ostot ovat tiedossa voi luoda haasteita sponsoroitavan osapuolen kassavirralle. (Laine 2017.)

Lopuksi

Vaihtokauppa on yksi tapa toteuttaa sponsorointia. Vaikka barter-kauppaa käytetään sponsoroinnissa, ei siitä yllättäen kuitenkaan löydy mainintoja asiaa koskevasta kirjallisuudesta. Tiedon puute saattaa johtaa väärinkäsityksiin sekä itse barter-sopimuksia tehdessä, että niitä toteutettaessa.  Maallikon kannalta on ymmärrettävää nähdä barter-osuus alennuksena, mutta on kuitenkin tärkeä muistaa, että kirjanpidon kannalta se ei ole sitä. Vaihtokaupan kirjanpitokäsittelyssä tulee ottaa huomioon, että siitä kirjataan kirjanpitoon sekä täysmääräinen meno että kulu. Laskutustavan valintaan vaikuttaa se, halutaanko sponsorilta laskuttaa palveluista ennen kuin sille maksetaan sen tuottamista hyödykkeistä, vai halutaanko barter-osuus kuitata sitä mukaan kuin ostoja tehdään.

Lähteet

Allen, J., O’Toole, W., Harris, R. & McDonnell, I. 2011. Festival and Special Event Management. Milton: John Wiley and Sons Australia Ltd.

Laine, L. 2017. Taloushallinnon näkökulma barter-kauppaan. [Verkkodokumentti]. AMK -opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 18.4.2017].  Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017102316226

Leppiniemi, J. & Kaisanlahti, T. 2016. Oikeat ja riittävät kirjaukset. Helsinki: Alma Talent Oy.

Oesch, P. 2002. Kulttuurin sponsorointi ja yritysyhteistyö – kehitys ja käytännöt. Taiteen keskustoimikunnan julkaisuja nro 25. Helsinki: Taiteen keskustoimikunta.

Preston, C.A., 2012. Event Marketing. How to Successfully Promote Events, Festivals, Convention, and Expositions. Hoboken: John Wiley and Sons Inc.

Ånäs, M. 2015. Kulttuuri tenhoaa sponsoreita. Markkinointi ja mainonta. 9.1.2015, 8-11.

Äärilä, L., Nyrhinen, R., Hyttinen, P., & Lamppu, K. 2015. Arvonlisäverotus käytännössä. 10., uudistettu painos. Helsinki: Talentum Media Oy.

Kirjoittajat

Lyyra Laine valmistuu tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulusta 2017.

Sirpa Varajärvi toimii liiketalouden lehtorina Lahden ammattikorkeakoulussa.

Julkaistu 17.11.2017

Artikkelikuva: https://www.pexels.com/photo/close-up-of-human-hand-327533/ (CC0)

Viittausohje

Laine, L. & Varajärvi, S. 2017. Barter-sopimusten laskutus sponsoriyhteistyössä. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2017/11/17/barter-sopimusten-laskutus-sponsoriyhteistyossa/