Toimiva työyhteisön viestintä on organisaation kulmakiviä. Ajantasainen päivittäisviestintä, esimiesviestintä ja muutosviestintä määrittelevät tiedonvaihdannan toteutumisen jokapäiväisessä työnteossa. Henkilöstö ei ole enää pelkästään sisäisen viestinnän kohderyhmä, vaan ennemminkin vuorovaikutuksen osapuoli. Voidaankin sanoa, että työyhteisön viestintä on ollut viime vuosikymmeninä jatkuvan kehityksen kohteena, puhuttaessa organisaation tärkeimmistä elimistä.

Kirjoittajat: Jari Tikkanen ja Heli Kamaja

Työyhteisön viestintä sisältää kaiken organisaation sisällä tapahtuvan tiedonvaihdannan. Sisäisen viestinnän luonteessa on ollut havaittavissa selkeitä muutoksia tultaessa kohti 2010-lukua. Aiemmin tiedonkulku on ollut luonteeltaan ylhäältä alaspäin tapahtuvaa tiedottamista, jossa yrityksen johto on keskeisessä asemassa. Nykypäivänä tämänkaltaisen yksipuolisen tiedottamisen on korvannut käsite viestintä. Viestintä kuvaa paremmin avointa ja vuorovaikutuksellista tiedonkulkua, jossa jokaisella työyhteisön jäsenellä on tärkeä rooli viestinnän toteutumisen kannalta. (Juholin 2013.)

Hierarkkisella viestinnällä on toki nykyäänkin oma paikkansa organisaation toiminnassa. Puhuttaessa nykypäivän agendan mukaisesta esimiesviestinnästä, esimieheltä vaaditaan monipuolista osaamista. Keskiössä ovat esimiehen henkilökohtaiset keskustelutaidot. Alaisten kanssa kommunikointi on oltava luontevaa päivittäisessä arkiviestinnässä, sekä erilaisissa palavereissa ja keskusteluissa. Myös kirjallisen sisällön tuottaminen ja esiintymistaidot ovat aiempaa tärkeämpiä ominaisuuksia nykyaikaiselle johtajalle. (Piili 2006.)

Yrityksessä tapahtuvat investoinnit ja erilaiset muutokset ovat näkyvimpiä tilanteita, joissa on tarvetta jatkuvalle muutosviestinnälle. Aikaisemmin muutosviestintä on mielletty viestinnän erilliseksi osa-alueeksi, mutta nykypäivänä se on oleellinen osa yrityksen viestintästrategiaa. Muutosprojektin aikana muutosviestintä tukee muutoksen suunnittelua ja toteutusta, selventää sen tarkoitusta, sekä informoi tavoitteista. Jatkuvan ja vuorovaikutuksellisen muutosviestinnän avulla voidaan ehkäistä henkilöstön muutosvastarintaa, ja sitouttaa muutosprojektin läpiviemiseen. (Heiskanen & Lehikoinen 2010.)

Case: Isku Interior Oy

Isku Interiorin tuotantolaitoksella toteutettiin empiirinen tutkimus työyhteisön viestinnän toimivuudesta käytännön työelämässä. Tutkimuksessa käytettiin kvantitatiivisia tutkimusmenetelmiä aineiston keräämiseksi. Tavoitteena oli kartoittaa henkilöstön mielipide työyhteisön viestinnän nykytilasta kokonaisuudessaan. Tutkimuksen pääteemoina olivat lisäksi myös päivittäisviestintä, esimiesviestintä, muutosviestintä, sekä viestintäkanavien riittävyys.

Kyselyn toteuttamisessa käytettiin kyselylomaketta, jossa selvitettiin edellä mainittujen viestinnän osa-alueiden toimivuutta. Lomakkeella oli sekä monivalinta- että avoimia kysymyksiä. Vastauksia tutkimukseen saatiin yhteensä 103, vastausprosentin ollessa 25,7%. Otanta oli siis tarpeeksi suuri, jotta voidaan muodostaa kohtalaisen luotettavia tilastollisiin faktoihin perustuvia johtopäätöksiä käsiteltävistä aihealueista.

Muutosviestinnässä haasteita, esimiesviestintä toimivaa

Isku Interiorin käynnissä olevien merkittävien tehdasinvestointien vuoksi tutkimuksessa pyrittiin selvittämään erityisesti muutosviestintään liittyviä epäkohtia. Tuloksista voitiin päätellä, että muutosviestinnässä on nähtävissä puutteita konkretian osalta. Etenkin muutoksen tarkat ajankohdat ja tapahtumien järjestykset ovat olleet monille epäselviä. Lisäksi vain 28% vastaajista koki, että on henkilökohtaisesti päässyt vaikuttamaan muutoksen kulkuun. (Tikkanen 2017.) Toisin sanoen, tältä osin organisaation muutosviestintä ei ole ollut linjassa nykypäivän vuorovaikutuksellisen agendan kanssa.

Sen sijaan esimiesviestintään ollaan hyvin tyytyväisiä. Esimiesviestinnän toimivuus ilmeni sekä numeeristen että avointen kysymysten vastauksista. Asteikolla 1-5 esimiesviestintä yksittäisenä viestinnän välineenä sai keskiarvoksi peräti 3,73. Vastausten keskihajonta oli myös matala suhteutettuna kaikkiin kyselyssä esiintyneisiin kohtiin.

Esimiehen vastuulla olevat osastokohtaiset viikkopalaverit keräsivät myös korkeat arvosanat vertailtaessa muihin käytössä oleviin viestintäkanaviin. Keskiarvoksi muodostui 3,4, keskihajonnan ollessa vertailuarvoihin nähden kaikista alhaisin. Kyseisistä luvuista voidaan siis päätellä, että esimiesviestinnän onnistumisesta ollaan kohtalaisen yksimielisiä. Ainoa moitittava osa-alue esimiesviestinnän osalta oli osastojen välisen tiedonkulun ajoittainen epävarmuus, missä esimiehet kantavat päävastuun.

Iskun viestintä nykypäivän agendassa

Esimiehen ja alaisen väliseen viestintään oltiin siis tyytyväisiä. Edellä mainittujen tulosten lisäksi myös avoimet vastaukset tukivat väitettä. Esimiesviestinnän osalta Isku Interiorin viestintä mukailee nykypäivän vaatimuksia dialogisesta ja vastavuoroisesta kommunikoinnista. Erityisesti juuri osastokohtaiset viikkopalaverit ovat onnistuneimpia viestintäfoorumeita päivittäisessä vuorovaikutuksessa. Yksittäisistä viestintäkanavista edukseen erottuivat myös toimitusjohtajan järjestämät kvartaali-infot, joissa käsitellään hieman suurempia linjoja sisältäviä aiheita. Toimitusjohtajan säännöllinen esiintyminen henkilöstön edessä koettiin tärkeänä yksittäisenä asiana edistämään yhteisöllistä ja avointa viestintäkulttuuria.

Isku Interiorin työyhteisön viestinnässä on selkeästi nähtävissä nykyaikaisia piirteitä. Erityisesti esimiesviestintä on vuorovaikutuksellista, vastavuoroista kommunikointia alaisten kanssa. Muillakin työyhteisön viestinnän osa-alueilla on meneillään vähintäänkin murrosvaihe siirryttäessä kohti 2010-luvun vaatimuksia. Kaikki työyhteisön jäsenet eivät ole systemaattisesti hierarkkisissa suhteissa toisiinsa, vaan ammattiosaaminen ja asiantuntijuus tuottavat myös vastuullisia asemia organisaation sisällä ilman virallisia nimityksiä.  Vaikka esimiehillä on keskeinen asema myös Isku Interiorin sisäisessä viestinnässä, niin esimerkiksi erilaisten muutosten ja sisäisten projektien myötä eri alojen asiantuntijat ovat nousseet aiempaa suurempaan rooliin tiedonvaihdannassa. Organisaatiorajat ylittävät tiimit jakavat keskenään laaja-alaista ammattiosaamista. Nykypäivän agendan piirteitä on siis havaittavissa jokapäiväisissä keskusteluissa myös huomaamattomissakin tilanteissa.

Lähteet

Juholin, E. 2013. Communicare! Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Helsinki: MIF.

Heiskanen, M. & Lehikoinen, S. 2010. Muutosviestinnän voimapaperi. Helsinki: Alma Talent.

Piili, M. 2006. Esimiestyön avaimet. Jyväskylä: Tietosanoma Oy.

Tikkanen, J. 2017. Työyhteisön viestintä. Case: Isku Interior Oy.   [Verkkodokumentti]. AMK -opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lahti. [Viitattu 3.1.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017122222480

Kirjoittajat

Jari Tikkanen valmistui tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulusta joulukuussa 2017.  Tikkanen on opintojensa ohessa työskennellyt Isku Interior Oy:n palveluksessa useissa eri tehtävissä vuosien 2014-2017 aikana.

YM Heli Kamaja toimii viestinnän lehtorina Lahden ammattikorkeakoulussa. Opetustyössään hän on keskittynyt asiantuntijakirjoittamiseen sekä viestinnän eri muotoihin. Viime vuosina keskiössä ovat olleet erityisesti työyhteisöviestinnän uudet tavat ja areenat.

Julkaistu 4.1.2017

Artikkelikuva: Pixabay. Saatavissa: https://pixabay.com/en/man-businessmen-woman-economy-162951/  (CC0)

Viittausohje

Kamaja, H. & Tikkanen, J. 2017.Nykyaikainen työyhteisön viestintä on jatkuvaa vuorovaikutusta. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/01/04/nykyaikainen-tyoyhteison-viestinta-on-jatkuvaa-vuorovaikutusta/