Kuinka yrityksen liiketoimintaa sekä raportointia voidaan parantaa nopeasti ja yksinkertaisesti? Vastaus: Ottamalla käyttöön Business Intelligence (BI) -ohjelma. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten yritys on ottanut Microsoft Power BI (MS Power BI) -ohjelman käyttöön ja sen avulla saanut myös raa’an datan käyttöönsä helposti ja vaivatta. BI-ohjelman avulla yritys saa tehtyä helposti ajantasaisia raportteja ja sitä kautta yrityksen ymmärrys omasta nykytilanteesta selkenee. Artikkelissa kerrotaan myös, miten big data ja BI-ohjelmat liittyvät toisiinsa.

Kirjoittajat: Edgar Kajava ja Sariseelia Sore

Big data ja sen kehittyminen

Termi big data on alun perin tarkoittanut tietomassoja, jotka voidaan Laneyn (2001, 1-3) mukaan määritellä kolmella eri tekijällä: 1) määrällä, 2) nopeudella (kuinka nopeasti dataa luodaan) ja 3) lajilla (rakenteellinen, puoliksi jäsennelty ja jäsentymätön). Myöhemmin big datan määritelmään on otettu mukaan monia uusia tekijöitä kuten, kattavuus, hienojakoisuus, relaatio, muutettavuus, todennäköisyys, arvo, ja vaihtelevaisuus (Kitchin  & McArdle 2016, 1). Lyhyesti sanottuna, big datan määritelmä ja kategorisointi ovat muuttuneet teknologian kehittymisen myötä. Yksinkertaistettuna big data voidaan ymmärtää tietona, jota voidaan kerätä, säilyttää, jakaa, etsiä, analysoida, sekä esittää raporteilla ja tilastoilla.

Saatavan datan määrä on vuosien varrella moninkertaistunut, kun teknologia on kehittynyt sekä yrityksien tiedonkeräys ja tiedonhallinta on muuttunut. Noin 70 vuotta sitten, tietoa kerättiin fyysisillä formaateilla, esimerkiksi paperille raporttina tai laskuna, ja se tallennettiin yrityksen arkistointiin. Fyysisiä formaatteja oli helppo valmistaa ja tietoa oli helppo tallentaa niiden avulla, mutta tiedon käsittely sekä varastointi olivat aikaa vievää ja kallista. Fyysiset tietovarastot olivat alttiita erilaisille vahingoille, kuten tulipalolle. Myöhemmin tietoa alettiin tallentaa digitaalisiin tietovarastoihin. Tämä toimi ratkaisuna tiedon varastoinnissa ja käsittelyssä esiintyviin ongelmiin. Valitettavasti digitaaliset tietovarastot toivat uusia haasteita ja ongelmia. Niitä piti päivittää manuaalisesti ja tiedonhallintaohjelmien käyttö edellytti erityisosaamista. Alkuvaiheessa tiedon määrän kasvaessa, erilaisten laitteistojen määrää lisätä. Teknologian kehityksen myötä tiedon varastoinnin ja käsittelyn määrä on noussut huomattavasti. (Press 2013.)

Kuva 1. Fyysisen ja digitallisen formaatin ”kierre”

Tällä hetkellä (2018) tietoa on helppo varastoida erilaisille pilvipalveluille, joissa tieto tallennetaan nk. pilveen. Pilvessä tietoa on helppo varastoida ja siihen on vaivatonta päästä käsiksi. Tiedonhallinnan hoitaa useimmiten yritys, jolla on tarvittavaa tietoa ja taitoa sekä tarvittavat resurssit, kuten ohjelmistot ja laitteistot pilvipalveluiden ylläpitoon. Pilvipalveluiden rooli korostuu BI:n ja big datan käytön myötä, sillä pilvipalvelut linkittyvät toisiinsa ja mahdollistavat sekä ohjelmistojen että tietokantojen saatavuuden paikasta riippumattomasti.

Pilvivarastointi ei ole uusi keksintö, vaan se on kehittynyt ajan myötä keskustietokoneiden yleistymisen myötä. Keskustietokoneeseen oli mahdollista ottaa yhteys päätetietokoneiden avulla, joiden ainoana tehtävänä oli yhteyden luonti. Tähän aikaan itsenäisesti toimivat tietokoneet olivat kalliita ostaa ja ylläpitää, joten yhden keskustietokoneen ja päätetietokoneiden yhdistelmä tuli yrityksille edullisemmaksi. (Neto 2014.)

Kuva 2. Pilvivarastointi-”kierre”

MS Power BI on Microsoftin ohjelma, jonka avulla on mahdollista yhdistää tietokantoja eri lähteistä, suodattaa raakaa dataa, esittää, julkaista sekä hallita raportteja ja tietokantoja. MS Power BI -ohjelmassa on mahdollista tuottaa tietoa esimerkiksi Excel-taulukosta tai yhdistämällä MS Power BI ja tietokanta keskenään. MS Power BI lukee tietoa suoraan tietolähteestä vaikuttamatta alkuperäiseen lähteeseen. MS Power BI -ohjelmaa voi käyttää suoraan tietokoneeltakoneelta, joko erillisen pöytäkoneelle asennettavan ohjelman avulla, selaimella tai mobiilisovelluksella (Microsoft 2018). MS Power BI on erittäin hyvä esimerkki pilvipaleluiden toimivuudessa sekä big datan ja BI-ohjelman yhteistoiminnasta.

Kuva 3. Big datan esittäminen BI-ohjelman avulla

MS Power BI -ohjelman hyöty yritykselle

Kajava (2018) tutki opinnäytetyössään MS Power BI -ohjelman vaikuttavuutta case-yrityksen toimintaan. Työn tavoitteena oli erityisesti selvittää BI-ohjelman käytön vaikutusta yrityksen liiketoiminnan tehostamiseen. Tutkimuksessa havaittiin, että case-yrityksen kyky hyödyntää raportteja liiketoiminnassaan on parantunut merkittävästi MS Power BI -ohjelman käyttöönoton jälkeen. Yrityksessä MS Power BI kytkettiin sekä Google Analytics että Xero-kirjanpito-ohjelmaan. MS Power BI -ohjelman avulla yritys saa helposti luotua raportteja, jotka päivittyvät reaaliaikaisesti. Reaaliaikaisuuden lisäksi yritys saa lisäarvoa uudesta tiedosta, joka syntyy eri tietolähteiden yhdistämisestä. Esimerkiksi opinnäytetyön case-yrityksessä havaittiin, että asiakkaiden määrän väheneminen (tieto kirjanpito-ohjelmasta) korreloi suoraan nettisivujen liikenteeseen ja käyttäjämäärään (tieto Google Analytics -ohjelmasta). Yritys reagoi tietoon tarjoamalla nettisivuillaan uusia palveluita ja tuotteita. MS Power BI -ohjelman avulla yrityksen oli mahdollista seurata uuden tarjonnan vaikutusta nettisivujen liikenteeseen, asiakaskunnan kokoon ja kassavirtaan reaaliaikaisesti. (Kajava 2018.)

Yhteenveto

MS Power BI -ohjelman avulla yrityksen on mahdollista tehdä raportteja omista tietolähteistään. Ohjelman merkittävin lisäarvo on, että siihen on mahdollista yhdistää useita erilaisia tietokantoja eri lähteistä ja tarkastella niistä koottuja raportteja reaaliaikaisesti. Tämän avulla yritys pystyy arvioimaan toimintaansa entistä paremmin. MS Power BI -ohjelman tuottamat visuaaliset raportit ovat erittäin selkeitä ja informatiivisia, joten niiden käyttö viestinnässä on mahdollista suoraan ilman muokkaustarvetta. Hyviä raportteja on toki mahdollista tehdä myös muilla ohjelmilla, mutta työstäminen on usein aikaa vievää. MS Power BI hoitaa kaiken yksinkertaisella tavalla tuottaen hyvän lopputuloksen.

Lähteet

Kajava E. 2018. Improving company performance through implementation of Business Intelligence tools, Implementation of a Microsoft Power BI in a Case Study Company [Verkkodokumentti]. AMK -opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, tietojenkäsittelyn ala. Lahti. [Viitattu 26.5.2018]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053011355

Kitchin, R. & McArdle, G. 2016. Big Data & Society: What makes Big Data, Big Data? Exploring the ontological characteristics of 26 datasets. Big Data & Society. [Verkkolehti]. January–June 2016: 1-10. SAGE journals. [Viitattu 4.6.2018]. Saatavissa: https://doi.org/10.1177/2053951716631130

Laney, D. 2001. Application Delivery Strategies. [Verkkodokumentti]. blogs.gartner.com. META Group. [Viitattu 4.6.2018]. Saatavana: https://blogs.gartner.com/doug-laney/files/2012/01/ad949-3D-Data-Management-Controlling-Data-Volume-Velocity-and-Variety.pdf

Microsoft. 2018. What is Power BI? Microsoft.com [Viitattu 26.5.2018]. Saatavissa: https://powerbi.microsoft.com/en-us/what-is-power-bi/

Neto M. 2014. A brief history of cloud computing. IBM Cloud Computing News. [Viitattu 25.5.2018] Saatavissa: https://www.ibm.com/blogs/cloud-computing/2014/03/18/a-brief-history-of-cloud-computing-3/

Press, G. 2013. A Very Short History Of Big Data. Forbes [Verkkolehti]. 9 May 2015. [Viitattu 24.5.2018] Saatavissa: https://www.forbes.com/sites/gilpress/2013/05/09/a-very-short-history-of-big-data/#2ba02d5765a1

Kirjoittajat

Edgar Kajava on juuri valmistunut IT-alan tradenomi. Työharjoittelun hän suoritti ulkomailla, josta hän sai paljon tietoa ja kokemusta IT-alasta. Hän toteutti opinnäytetyönsä työharjoitteluyritykselle. Kajava suosittelee ulkomailla opiskelua sekä työharjoittelua kaikille, jotka haluavat haastaa itseään sekä elää uusien kokemuksien parissa.

Sariseelia Sore työskentelee tietojenkäsittelyn lehtorina ja vastuuopettajana Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden ja matkailun alalla.

Artikkelikuva:  Photo by rawpixel on Unsplash. 

Julkaistu 13.6.2018

Viittausohje

Kajava, E. & Sore, S.  2018. Business Intelligence yrityksen liiketoiminnassa. LAMK Pro. [Verkkolehti]. [Viitattu pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2018/06/13/business-intelligence-yrityksen-liiketoiminnassa