Tämän vuoden alussa perustettu sähköinen osakehuoneistorekisteri (ASREK) on merkittävä muutos, jonka seurauksena taloyhtiöiden osakeluetteloiden ylläpito siirtyy taloyhtiöiltä Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Uudistuksen seurauksena muun muassa paperiset osakekirjat poistuvat käytöstä, mikä helpottaa monen osakkeenomistajan arkea sekä isännöitsijöiden ja kiinteistönvälittäjien työtä.
Kirjoittajat: Laura Karvanen ja Tatu Saarinen
Sähköinen osakehuoneistorekisteri, tai huoneistotietojärjestelmä, otettiin käyttöön 1. tammikuuta 2019, samalla kun laki huoneistotietojärjestelmästä (132/2018) astui voimaan. Tammikuusta eteenpäin kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu ainoastaan sähköisesti, eli käytännössä siis asunto-osakekirjat ovat samalla tavalla sähköisessä muodossa, kun kaikki muutkin osakkeet, ja paperisia osakekirjoja ei paineta enää tulevaisuudessa ollenkaan. Uudistus koskee asunto-osakeyhtiöitä ja kiinteistöosakeyhtiöitä. (Hienonen 2019, 14.) Suomessa on kaupparekisterin mukaan 88 517 asunto-osakeyhtiötä, joissa on noin 1,4 miljoonaa asuinhuoneistoa. Näitä asuinhuoneistoja omistaa arviolta noin 2 miljoonaa osakkeenomistajaa. (Patentti- ja rekisterihallitus 2019; Eduskunta 2019). Uudistus tulee siis koskettamaan suurta osaa suomalaisista.
Sähköinen rekisteri parantaa osakehuoneistoja koskevien tietojen sekä omistajamerkintöjen saatavuutta, mutta etenkin näiden tietojen luotettavuutta ja ajantasaisuutta. Rekisteriä ylläpitää Maanmittauslaitos. Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa osakehuoneistorekisteriin, ei yhtiön tarvitse enää huolehtia osakasluettelon ylläpidosta. (Isännöintiliitto 2019.)
Osakeluetteloiden siirto rekisteriin
Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt ovat voineet aloittaa tietojensa siirron sähköiseen osakehuoneistorekisteriin toukokuusta alkaen. Päätöksen siirrosta tekee taloyhtiön hallitus ja sen jälkeen itse siirron voi tehdä joko taloyhtiön puheenjohtaja taikka isännöitsijä. Siirto tapahtuu niin, että taloyhtiö ilmoittaa osakeluettelon tiedot sekä tiedot yhtiöjärjestyksen lunastus- ja vaihdannanrajoituksista Maanmittauslaitokselle. Vanhojen taloyhtiöiden tulee siirtää omien osakeluetteloidensa ylläpito osakehuoneistorekisteriin viimeistään vuoden 2022 loppuun mennessä. Sen jälkeen taloyhtiö ilmoittaa osakkaille siirrosta. Ilmoitus tehdään samalla tavalla kuin yhtiökokouskutsun toimitus. (Maanmittauslaitos 2019a.)
Käytännössä moni vanha asunto-osakeyhtiö voi aloittaa osakeluettelon siirron huoneistotietojärjestelmään vuoden 2019 lopulla, koska taloyhtiöille tarjottava sähköinen siirtopalvelu otetaan käyttöön lokakuussa.
Osakeluetteloiden siirto edellyttää sitä, että taloyhtiöiden edustajatiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla. Myös osakeluetteloiden tiedot ja kaupparekisteritiedot tulisi olla ajan tasalla. Isännöitsijöiden tulee muistaa myös se, että isännöitsijäntodistukseen tulee merkitä tieto siitä, kuuluuko taloyhtiö ja osakeryhmä huoneistotietojärjestelmään vai ei. Siirrosta ei peritä maksua, jos se tehdään määräajan sisällä, eli viimeistään 31. joulukuuta 2022 mennessä. (Maanmittauslaitos 2019b; Maanmittauslaitos 2019c.)
Osakeluettelon siirron jälkeen asunto-osakeyhtiöiden velvollisuus osakeluetteloiden ylläpidosta sekä selvityksien tekeminen omistajanvaihdostilanteista päättyvät ja jatkossa niistä vastaa Maanmittauslaitos. Taloyhtiöillä on oikeus saada kaikki heidän yhtiötään koskevat tiedot osakehuoneistorekisteristeristä ilmaiseksi. Myös osakkailla on mahdollisuus tarkastella omia tietojaan rekisteristä maksutta. Osakehuoneistorekisteristä löytää tiedot taloyhtiön omistajavaihdoksista, osakeluettelosta, osakkaiden ilmoittamat yhteystiedot ja osakehuoneistoihin liittyvät tiedot (osakeryhmä, hallintakohteen perustiedot, omistuskirjaukset, panttioikeudet, vallintarajoitukset ja muut rajoitukset). (Maanmittauslaitos 2019b.)
Kuvio 1. Uudistuksen aikataulu (Hienonen 2019)
Omistusoikeuden rekisteröinti
Osakehuoneistorekisterin käyttöönotto ei aiheuta mitään välittömiä toimenpiteitä osakkeenomistajille: he voivat jatkaa toimintaansa kuten tähänkin asti, mutta vain siihen saakka, kunnes taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron sähköiseen rekisteriin. Sen jälkeen osakkailla on mahdollisuus hakea omistuksen rekisteröintiä ja mitätöidä paperinen osakekirjansa Maanmittauslaitoksessa. Osakkeenomistajien tulee mitätöidä paperinen osakekirja viimeistään kymmenen vuoden kuluessa taloyhtiön osakeluettelon siirron tekemisestä, eli vuoden 2032 loppuun mennessä. Omistuksen rekisteröintiä voi hakea joko osakehuoneiston omistaja itse tai hänen valtuuttama asiamies. (Maanmittauslaitos 2019d.) Rekisteröinnistä peritään 58 euron maksu. Hinta määräytyy Maa- ja metsätalousministeriön asetuksen Maanmittauslaitoksen maksuista sekä kaupanvahvistuksesta perittävistä maksuista ja korvauksista perusteella. Hinta on voimassa ainakin vuoden 2019 loppuun asti. (Hienonen 2019, 85.)
Omistuksen rekisteröinti tai osakekirjan mitätöinti siirron tekemisen jälkeen on pakollista tehdä kuitenkin aina ensimmäisen omistajavaihdoksen yhteydessä. (Maanmittauslaitos 2019d.) Sen, onko oma taloyhtiö siirtynyt jo käyttämään sähköistä osakehuoneistorekisteriä, voidaan tarkistaa joko Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta tai oman taloyhtiön isännöitsijältä. (Maanmittauslaitos 2019e.)
Osakkeidenomistajien tiedot saadaan väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmän rekisterissä olevista mahdollisista poikkeavista yhteystiedoista tulee ilmoittaa Maanmittauslaitokselle. Osakkeenomistajien tulee itse ilmoittaa mahdolliset yhteystietomuutoksensa Maanmittauslaitokselle. Omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys muun muassa yhtiökokoukseen osallistumiselle. (Maanmittauslaitos 2019d.)
Nykyinen osakkeen omistusoikeus ilmenee paperisesta osakekirjasta tai sähköisestä omistajamerkinnästä. Jos omistus on vielä paperisena osakekirjana, se tulee toimittaa alkuperäisenä uuden hakemuksen liitteeksi haettaessa sähköistä omistajamerkintää. Tällöin paperinen osakekirja voidaan mitätöidä samalla, kun uusi omistaja merkitään osakehuoneistorekisteriin. Jos omistusoikeus selviää jo sähköisestä omistajamerkinnästä, tulee tällöin toimittaa luovuttajan suostumus hakemuksen liitteeksi. Hakemuksen voi toimittaa Maanmittauslaitokselle joko postitse, sähköpostitse tai viemällä sen asiakaspalvelupisteeseen. (Maanmittauslaitos 2019e.) Paperisen osakekirjan voi myös saada itselleen muistoksi maksua vastaan. (Kiinteistölehti 2019.)
Lopuksi
Laura Karvanen (2019) on tehnyt osakehuoneistorekisteristä ja sen vaikutuksesta taloyhtiöiden arkeen Lahden ammattikorkeakoulussa julkaistun opinnäytetyön keväällä 2019. Työssä tutkitaan lakia huoneistotietojärjestelmästä ja osakehuoneistorekisteriä sekä siihen liittyviä käytännön asioita.
Opinnäytetyön tutkimusosuutta varten suoritettiin teemahaastattelut neljälle isännöitsijälle ja yhdelle taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle. Haastatteluiden tuloksena voidaan todeta, että osakehuoneistorekisteri oli toistaiseksi vielä yllättävän tuntematon aihe haastateltaville. Haastatteluiden perusteella osakehuoneistorekisteri nähdään kuitenkin positiivisesti isännöitsijöiden työtä helpottavana uudistuksena, vaikka yksikään taloyhtiö ei vielä opinnäytetyön haastatteluita tehdessä ollut tehnyt päätöstä siitä, milloin rekisteriin aiotaan siirtyä. Isännöitsijöiden ei tarvitse muun muassa jatkossa selvitellä enää erilaisia saantoja, jotka saattavat joskus viedä hyvinkin paljon aikaa.
Lähteet
Asunto-osakeyhtiölaki 22.12.2009/1599. Finlex. [Viitattu 25.9.2019]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20091599
Eduskunta. 2018. HE 127/2018 vp. Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi huoneistotietojärjestelmästä ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. [Viitattu 25.9.2019]. Saatavissa: https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/KasittelytiedotValtiopaivaasia/Sivut/HE_127+2018.aspx
Hienonen, V. 2019. ASREK ja sähköinen osakehuoneistorekisteri. Opas taloyhtiöille. Helsinki: Kiinteistöalan Kustannus Oy.
Isännöintiliitto. 2019. Osakehuoneistorekisteri (Asrek). [Viitattu 30.5.2019]. Saatavissa: https://www.isannointiliitto.fi/isannointiliitto-vaikuttaa/toimintaymparistoon-vaikuttaminen/lainsaadannot-ja-normit/osakehuoneistorekisteri/
Karvanen, L. 2019. Osakehuoneistorekisterin vaikutukset taloyhtiöiden toimintaan. AMK-opinnäytetyö. Lahden ammattikorkeakoulu, liiketalouden ja matkailun ala. Lahti. [Viitattu 25.9.2019]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019053013402
Kiinteistölehti. 2019. Paperiset asunto-osakekirjat historiaan. [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://www.kiinteistolehti.fi/paperiset-asunto-osakekirjat-historiaan/
Maanmittauslaitos. 2019a. Osakeluettelon siirto ja hyväksyminen. [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://osakehuoneistorekisteri.fi/osakeluettelon-siirto-ja-hyvaksyminen
Maanmittauslaitos. 2019b. Osakeluettelon siirto. [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://osakehuoneistorekisteri.fi/osakeluettelon-siirto
Maanmittauslaitos. 2019c. Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden asiointivaltuudet. [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://osakehuoneistorekisteri.fi/taloyhtioiden-ja-isannoitsijoiden-asiointivaltuudet
Maanmittauslaitos. 2019d. Mitä muutos tarkoittaa asunnon omistajalle? [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://osakehuoneistorekisteri.fi/mita-muutos-tarkoittaa-asunnon-omistajalle-
Maanmittauslaitos. 2019e. Rekisteröi osakehuoneiston omistusoikeus. [Viitattu 31.5.2019]. Saatavissa: https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistot-ja-kiinteistot/rekisteroi-huoneiston-omistusoikeus
Patentti- ja rekisterihallitus. 2019. Yritysten lukumäärät kaupparekisterissä. [Viitattu 5.9.2019]. Saatavissa: https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/yritystenlkm/lkm.html
Kirjoittajat
Laura Karvanen on valmistunut keväällä 2019 tradenomiksi Lahden ammattikorkeakoulun Liiketalouden ja matkailun alalta.
Tatu Saarinen toimii lehtorina Lahden ammattikorkeakoulussa Liiketalouden ja matkailun alalla.
Artikkelikuva: https://pxhere.com/fi/photo/1041024 (CC0)
Julkaistu 25.9.2019
Viittausohje
Karvanen, L. & Saarinen, T. 2019. Taloyhtiöiden tietojen siirto sähköiseen osakehuoneistorekisteriin alkaa – tiedätkö, miten muutos vaikuttaa taloyhtiöösi? LAMK Pro. [Viitattu ja pvm]. Saatavissa: http://www.lamkpub.fi/2019/09/25/taloyhtioiden-tietojen-siirto-sahkoiseen-osakehuoneistorekisteriin-alkaa—tiedatko,-miten-muutos-vaikuttaa-taloyhtioosi?/
