Laatuajattelun juurruttamista tarvitaan laatukulttuurin syntymiseen. Valmistaudumme parhaillaan uusinta-auditointiin keväällä 2018. Maailman suurimman autonvalmistajan Toyotan menetelmistä on tullut eräänlainen suunnan näyttäjä laadun ja tuotannon kehittämisessä. Tässä artikkelissa peilaamme näitä menetelmiä LAMKin insinöörikoulutuksen laadun kehittämiseen.

Kirjoittajat:  Pekka Lavikainen & Silja Kostia

Toyotan tapa toimia

Toyotan myynti on kasvanut yli 40 vuotta ja toiminta laajentunut globaaliksi. Yrityksen toiminnan lähtökohtana on luoda haasteellinen ja osittain mahdoton tavoite (visio), jota tavoitellaan parantamalla pienempiä kokonaisuuksia. Toyotan visiona on päästä jatkuvaan tasaiseen virtaukseen tuotannossa. Toyotan laatukulttuurin peruspilareita ovat PDCA-sykli (Plan (suunnittele) – Do (tee) – Check (tarkista) – Act (korjaa)) ja seuraavat viisi kysymystä:

1. Mikä on tavoitetila?
2. Mikä on todellinen tila nyt?
3. Mitkä esteet estävät meitä saavuttamasta tavoitetilaa juuri nyt?
4. Mikä on seuraava askel?
5. Milloin voimme mennä katsomaan mitä olemme oppineet tuon askeleen ottamisesta?

Tämän lisäksi Toyotalla puhutaan parannuskatasta ja valmennuskatasta. Kata voidaan määritellä useammalla tavalla, joista yksi määritelmä on rutiini. (Rother 2010.)

Parannuskata

PDCA-syklin keskiöön on lisätty ”go and see” (mene katsomaan) -toiminto, jonka tarkoituksena on lisätä ymmärrystä syklin eri vaiheiden tilanteesta. Pääpaino PDCA-syklissä on plan-vaiheella ja tarkoituksena on tarkkailla nykyistä tapaa toimia niin kauan, että ymmärrys ongelman todellisesta syystä selviää. Tämän jälkeen syklin muut vaiheet etenevät hyvinkin nopeasti. Usein on liian kiire siirtyä do-vaiheeseen ilman ymmärrystä todellisesta ongelmasta. Plan-vaiheessa ei saa sortua helppoihin ratkaisuihin eikä perustaa päätöksiä kuulopuheisiin! (Rother 2010.)

Tarkoituksena on tehdä yksi muutos, jonka jälkeen tarkastetaan tulokset ja tehdään tarvittavat toimenpiteet. Ongelman ratkaisussa ei saa samanaikaisesti tehdä useita muutoksia, sillä ne saattavat aiheuttaa ristiriitaisia vaikutuksia eikä muutoksen vaikutusta saada selville. Mottona on, ettei mikään ongelma ole liian pieni reagoitavaksi. (Rother 2010.)

Valmennuskata

Toyotan ratkaisu laatukulttuurin juurruttamiseen on mentorin ja mentoroitavan vuoropuhelu. Mentori ei anna valmiita ratkaisuja mentoroitaville vaan tarkoituksena on ohjata mentoroitava itse ymmärtämään ongelman ydin ja poistamaan ongelma PDCA-syklin muiden vaiheiden avulla. Mentorin rooli on haastava ja siihen kasvaminen vie aikansa. Valmennuskatan pyrkimyksenä on juurruttaa organisaatioon syvällistä laatukulttuuria muuttamalla ihmisten käyttäytymismallia. Se on haasteellista, ja organisaatiossa jo opittujen käyttäytymismallien ylläpitäminen on monesti hyvin hauras asia. (Rother 2010.)

Laatukulttuuri ja Tekniikan ala

Tämän hetkinen toimintojen ohjausjärjestelmämme huomioi kaikki tavoitetilan osa-alueet ja voimme osoittaa, että asioita on viety oikeaan suuntaan. Toisaalta meillä on vielä monia viiden kysymyksen sarjoja sekä PDCA-syklejä edessä.

Tavoitteena on, että LAMKista valmistuneiden insinöörien osaaminen vastaa työelämän tarpeita ja heillä on tuomisinaan myös joku uusi tieto, taito tai toimintatapa, joka tekee heistä kilpailukykyisiä työmarkkinoilla. Se voi olla hankittuna joko omassa koulutuksessa, väyläopinnoissa, oppimisympäristössä, TKI-projektissa, harjoittelussa tai opinnäytetyöprojektissa. Opiskelijan kokemus koulutuksen laadusta tulee olla niin positiivinen, että hän haluaa suositella koulutusta eteenpäin ja toimia alumnina.

Ongelmien perimmäisten syiden näkeminen ja niiden ratkaiseminen ovat haasteita, joissa mitataan koko organisaation toimivuus. Tähän ei löydy kestävää ratkaisua pelkästään esimiehiltä tai laatuvastaavilta. Edellä mainitut voivat toimia mentoreina, tarjota apuaan ongelman ratkaisuissa mutta itse ongelman ytimen löytäminen ja ratkaisu vaativat jokaisen panosta.

Opiskelijoiden ja työnantajien antama laatupalaute on toiminnan kehittämisen ytimessä. Tämä tarkoittaa helppoa tapaa antaa palautetta, sen analysointia kehittävässä mielessä sekä toiminnan muuttamista tarvittaessa. Viestintä on tässä(kin) asiassa keskeisessä roolissa. Palautteen analysoinnista ja sen vaikutuksista toiminnan parantamiseen pitää viestiä selkeästi: Mikä muuttui ja miksi? LAMK on ottanut ison askeleen opiskelijapalautteen keräämisen ja analysoinnin tiellä. Palautekanavat on visualisoitu ja niistä viestitään muun muassa opiskelijaryhmille toteutettavilla laatuvarteilla.

Reppu-toteutuksen minimivaatimukset esimerkkinä toimivasta parannus- ja valmennuskatasta

Todellisten ongelmien kaivaminen on edellytys oikean suuntaisen kehitysaskeleen ottamiseen. Korjaavat toimenpiteet ovat pieniä askelia, joiden vaikutukset tarkastetaan mahdollisimman nopeasti. Esteiden analysoinnissa ei kannata sortua perinteisiin ”resurssia on vähennetty”, ”opiskelija-aines on huonontunut”, sillä se tie ei johda tavoitetilan saavuttamiseen.

Hyvä esimerkki tekniikan alalla toimivasta laatuajattelusta on vastaaminen opiskelijoilta tulleeseen palautteessa yhteisistä pelisäännöistä LAMKin verkko-opetusympäristö Repun (reppu.lamk.fi) toteutuksissa.

Viiteen kysymykseen voisi vastata esimerkiksi näin:

1. Mikä on tavoitetila? Tekniikan alan repputoteutuksilla on yhteiset minimivaatimukset
2. Mikä on todellinen tila nyt? Toteutustavat vaihtelevat ja opiskelijat kokevat sen oppimista jarruttavaksi ja työlääksi
3. Mitkä esteet estävät meitä saavuttamasta tavoitetilaa juuri nyt? Jokaisella on oma vakiintunut tapa luoda reppukurssi
4. Mikä on seuraava askel? Vertaismentoroinnin avulla juurrutetaan yhteisesti sovittu malli
5. Milloin voimme mennä katsomaan mitä olemme oppineet tuon askeleen ottamisesta? Syksyn opiskelijapalaute

Valmennuskatan mukaista on LAMKin vertaismentoroinnin kehittäminen. Tästä tekniikan alalla toimii erinomaisena esimerkkinä yllä mainitun kohdan 4 toteuttaminen elokuussa 2017. Tämä tarkoitti monen opettajan kohdalla sekä kompromisseja että uuden oppimista. Joidenkin mielestä se saattoi olla myös mahdoton tavoite (vrt. Toyota). Yhteisen toteutustavan löytymistä helpotti kesäopinnoissa pilotoidun nk. digimoduulin toteutuksen ja siitä saadun opiskelijapalautteen esittely yhteisellä foorumilla. Digimoduuli päätettiin yhteisöllisesti valita malliksi.

Mitä olemme oppineet askeleen ottamisesta?

Aidon laatukulttuurin rakentamisessa on LAMKissa tehty töitä useita vuosia. Samalla on syntynyt toimivia käytänteitä, joiden avulla voimme osoittaa sekä itsellemme että ulkopuolisille tahoille toimintojemme ohjauksen ja kehittämisen olevan systemaattista ja päämäärätietoista. Laatuajattelumme on jo kehittynyttä mutta varsinaista laatukulttuuria emme ole vielä onnistuneet organisaatioomme rakentamaan.  Toisaalta Toyotalla laatukulttuuria on rakennettu toisesta maailmansodasta lähtien ja edelleen siellä törmätään laatukulttuurin ylläpitämisen ongelmiin. Voimme oppia paljon yrityksiltä mutta vääriä asioita ei kannata kopioida eikä isoja laadun kehittämisprojekteja runnoa läpi irti muusta toiminnasta. Puhumme siis pitkäjänteisestä ja jatkuvasta työstä, eli plan – do – check – act sekä go and see!

Lähteet

Rother, M. 2010. Toyota Kata. Porvoo: Readmi.fi.

Kirjoittajat

Pekka Lavikainen on lehtori ja laatuvastaava tekniikan alalla.

Silja Kostia on tekniikan yksikön johtaja.

Julkaistu 12.9.2017

Artikkelikuva:  Lieskallio, Maiju & Eskonsipo-Bradshaw, Henna (visualisointi). 2017. LAMKin palautekanavat opiskelijoille.